A K&H elnyerte a Magyar Nemzeti Bank Zöld Bank Díjat a pénzügyi szektor környezetileg is fenntartható növekedése érdekében tett példaértékű gyakorlatáért. Az elismerést annak köszönhetően kapta meg a pénzintézet, hogy saját ökológiai lábnyomának csökkentése mellett a technológiai lehetőségeket kiaknázva olyan digitális szolgáltatásokat vezet be, amelyeknek köszönhetően 2020-ra megvalósulhat a teljes mértékben papírmentes pénzügyi tranzakciók és bankfiókok működtetése.

Sokszor halljuk, hogy milyen jó lenne egy papírmentes irodában dolgozni, ahol már minden információ elektronikus formában érhető el, és egyre többen próbálkoznak is ennek kialakításával, de sajnos úgy tűnik, eddig eredménytelenül. A valóság ugyanis az, hogy hiába érkeznek az e-számlák és minden fontos adat e-mailben, a legtöbb irodában a papírok uralkodnak, hiszen legalább egy példányban kinyomtatjuk a fontosabb dokumentumokat. Ennek következménye pedig az, hogy még mindig inkább a papíralapú adattárolás működik hazánkban, mintsem az elektronikus – világít rá a Fellowes megbízásából készített friss adatvédelmi kutatás. 

Még időben vannak a vállalatvezetők, ha a januári M30-as nyomtatványokat – vagy más adó- és munkaügyi nyomtatványokat – elektronikusan szeretnék aláírni. De mindez csak a felszín: tízmilliókat spórolhatnának a cégek az e-aláírással.

Ha az interneten keresgélünk, több ezer olyan cikket és tesztet találunk, amely a gépkocsik, az étrendkiegészítők vagy akár a médiatervezés hatékonyságát vizsgálja, ugyanakkor szinte egyáltalán nincs elérhető elemzés azokról a rejtett vállalati költségekről, amelyek a minden átlagos íróasztalon megtalálható, nap mint nap használt irodai eszközök alacsony hatékonyságából erednek. Pedig egy iroda fenntartási költségei – az irodabérlet, az üzemeltetés és az informatikai rendszerrel kapcsolatos kiadások mellett – jelentősen függnek a megfelelő irodai eszközök és irodaszerek gondos kiválasztásától.

A környezetvédelmi akciókra a szabályozó hatóságok, az üzleti és a társadalmi szféra is nagy hangsúlyt fektetnek, azonban az Epson által az EMEA régióban – így a Magyarországon működő KKV-k körében is – végzett felmérés rámutatott, hogy míg az alkalmazottak támogatják a környezetvédelmi programokat, a munkaadók lemaradtak a megvalósítás tekintetében.

Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik, miközben előfordul, hogy az elrontott, de bizalmas szerződések hátoldalát már gyerekek használják rajzolásra.

Amikor dokumentumok olvasásáról, szerkesztéséről és megosztásáról van szó, az irodai alkalmazottak – a legfiatalabbaktól a legidősebbekig – még mindig jobban szeretik a nyomtatott változatokat használni az Epson kutatása szerint. Átlagosan napi 34 oldalt nyomtatunk, aminek a fele azonnal a szemétben végzi.

A digitalizáció és a mobilizáció kell, hogy kapja a legnagyobb hangsúlyt a kis-és középvállalkozásoknál. Mindezek a jövőben a költségcsökkentés és a hatékonyságnövelés legfontosabb elemeivé válhatnak cégmérettől függetlenül.

A kis- és középvállalkozások több mint 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, jogi formanyomtatványok és humánerő-nyilvántartások menedzselése terén – derült ki a Xerox friss kutatásából.

A cunamiként érkező technológiai változásokból a kereskedelem sem maradhat ki. A webes értékesítés már szinte alap, már a mobilvásárlás sem nagyon kérdés. De a technológia még az olyan egyszerű dolgokat is átalakíthatja, mint egy sima blokk.

Meglehetősen kaotikus képet mutat a dokumentumok kezelése a vállalatoknál. Van, ahol megvalósulni látszik a papírmentes iroda, de sok esetben alig van különbség a mai, és a múlt századi iratkezelési módszerekhez képest – derült ki a a Quattrosoft Kft kutatásából.

Magyarországon 1989 óta mindössze 20 tonnával nőtt a teljes papírfogyasztás (1989: 890 ezer tonna; 2010: 910 ezer tonna). Ez azt jelenti, hogy egy átlagos magyar 91 kg papírt használ el egy évben, amivel hazánk jelentősen az EU átlag, 173 kg/év/fő alatt van – derül ki az I-COM átfogó papírpiaci elemzéséből.

Nem a megtakarítás, nem a hatékonyság és nem is a környezetvédelem a legfontosabb vállalati szempontok a digitális irodával szemben. A szabályoknak való megfelelés mindennél fontosabb. Pedig az elektronikus iratkezelés tényleg zöldebb és ami még fontosabb: olcsóbb is.

Vannak olyan megoldások, amelyek közvetlenül csökkentik a költségeinket. De ha már nincs hol vágni, jöhetnek azok, amelyek a munkakörnyezet és munkafolyamatok átalakításával spórolnak nekünk. Van nyolc tippünk, ami segíthet!

Számos együttműködési megállapodással növeli üzleti lábnyomát az Evernote. A cél, hogy a népszerű jegyzetelő appok közelebb kerüljenek a fizikai világhoz.