Ha tudjuk, mit akarunk, lesz hozzá eszköz

2014. július 03. csütörtök - 07:30 / Timár Gigi
  •    

A kisvállalkozásoknak sokszor hasonló kihívásokkal kell ma megküzdeniük informatikai fronton, mint a nagyobb cégeknek. De szerencsére a legtöbb esetben a megoldások is ugyanúgy rendelkezésre állnak. De hogyan kezdjük használni őket?

Kép: FreeDigitalPhotos.net/ddpavumba

A mobilitás térnyerése, az, hogy ma egy átlagos felnőtt 4,4 eszközzel kapcsolódik az internethez, jelentős mértékben megváltoztatta a cégek életét is – mondja Vass Gábor, a Microsoft vállalati és partnerkapcsolati igazgatója. Az ellen is kár küzdeni, hogy a közösségi média térnyerésével  (amelyet a magyarok 80 százaléka használ napi kommunikációra) a munka és a szórakozás a korábbinál jobban összekapcsolódik, és muszáj lesz megtanulni a „big data” kifejezést még a legkisebb cégeknek is.

– Kezelni kell a megváltozott világból adódó biztonsági kockázatokat, fel kell készülni arra, hogy a dolgozók egyre inkább a saját eszközeiken, sőt, ha lehet, távmunkában szeretnék ellátni a feladataikat. (Ezt mutatja a Microsoft friss kkv-felmérése is.) Muszáj lesz haladni a korral, hiszen a munkaerőpiacon most megjelenő Y generáció számára már a „szexi informatika” döntő szempont egy munkahely vonzósága szempontjából. Ugyanakkor a változások, ha más szempontból nézzük, hatalmas lehetőségeket is feltárnak a cégek szempontjából.

Mik a legfontosabb lehetőségek, amiért érdemes haladni a korral?

– A legjelentősebb változás, hogy a kisebb cégek számára is elérhetővé váltak a korábban nagyvállalati technológiák. Vagyis ugyanazokra a kihívásokra már a kkv-k is a nagyokhoz hasonló eszközökkel adhatnak válaszokat. Ha csak a bigdata-jelenséget nézzük, a nagy cégek korábban külön részlegeket dolgoztattak, amelyek kinyerték az ugrásszerűen megnövekedett adatdömpingből az üzletileg hasznos információkat, és kimutatásokat készítettek. Ma viszont, mivel mindez egy fejlett vállalatirányítási szoftverrel is megoldható, a kicsik éppúgy kihasználhatják a rendezett információ jelentette üzleti előnyöket. (A cégek nyolcvan százaléka úgy véli, akár már középtávon profitálhat az eddig feldolgozatlan komplex adatmennyiségből.) Ha a pénztárcánk szempontjából is nézzük a kérdést, nagyon fontos például, hogy az új, felhő alapú technológiák révén jelentősen csökken a szükséges beruházások mértéke. Korábban sok cégnek, bár változó informatikai kapacitásra volt szüksége (mondjuk mivel csak nyáron vagy épp karácsonykor volt kiugró a forgalom), mindig a legnagyobb szükséglethez igazodva kellett kialakítani az infrastruktúrát. Ma lehetőség van arra, hogy csak akkor fizessünk ezért, ha valóban szükség van rá az üzletmenethez. A szezonban felvett pluszmunkások számára beruházás nélkül kialakítható a munkakörnyezet, akár saját telefonmellékkel.

Nem az számít, hogy engedik-e
A munkáltatók egy része igyekszik nem tudomást venni arról, hogy a kollégák használják saját eszközeiket is a munkában. Pedig rosszabbul járunk, ha szembe megyünk a trenddel. Ha a BYOD tudatosan megy a cégben, az adatok nagyobb biztonságban lesznek és kisebb zűr okoz majd például egy eltűnt telefon. Fontos észrevenni, hogy az informatika demokratizálódásával a munkavállalók maguk fogják megoldani, hogy távolról is hozzáférjenek az adatokhoz, vagy dolgozhassanak a kedvenc laptopjukon akkor is, ha ezt a cég elvileg nem engedi. Ha pedig így van, mindenki jobban jár, ha a céges adatokat nem egy nyilvános, ingyenes tárhelyre tölti fel a kolléga – azért, hogy hatékonyabban dolgozhasson.

De hogyan lehet eldönteni, hogy mi az, amire tényleg szükségünk van?

– Az informatikai szolgáltatók dolga, hogy el tudják magyarázni a cégvezetőknek, hogy az informatika nemcsak költséghely, hanem lehetőség is. A kisvállalkozások többségénél az első számú vezető dönt informatikai kérdésekben, akit nem a technikai adatok, hanem az üzleti lehetőségek érdekelnek. Sok esetben pedig a hatékonyság növeléséhez nincs is szükség fejlesztésre, a meglévő eszközök megismerésével, tudásának kihasználásával már jelentős előrelépés érhető el.  Egy jegyzetelő alkalmazással például – ami minden okostelefonon elérhető – könnyedén megosztott dokumentumokat hozhatunk létre, így nem telik idő azzal, hogy a megbeszélés után le kell diktálni az érintett kollégáknak, mi a feladat. Elkerülhetőek a félreértések, pontatlanságok, és akár már akkor elindulhat az operatív munka, amikor a jegyzetet készítő még fel sem állt a megbeszélésről.

A lényeg, hogy józan paraszti ésszel átlássuk, mit ér majd nekünk a fejlesztés. Többet értékesítek, ha az üzleti ebéd közben eléri a kolléga a CRM rendszert? Ha igen, megéri. Egy szarvasmarhákkal foglalkozó kisvállalkozó partnerünk például az állatok vízadagolásához vezetett be egy mobil eszközről vezérelhető rendszert. Azzal, hogy a gazdának nem kellett napjában többször kimennie az állatokhoz, jelentős időt takarított meg, a pontos vízadagolásnak köszönhetően viszont 15 százalékkal növelték az állataik tejhozamát. Hogy egy adott cégben éppen mi az, ami ilyen eredményt tudhat, azt a vezető látja a legjobban. A lényeg, hogy tudja, milyen eredményt vár el, és lesz hozzá eszköz.

Ha valaki a fejlesztés mellett dönt, mik a legfontosabb lépések?

– Az első lépés mindig az, hogy tekintsük át a meglévő lehetőségeket. A kisvállalkozások 32 százaléka még mindig XP operációs rendszert használ, aminek a támogatása megszűnt. Régen csörögnie kellene a vészcsengőnek, de szakember hiányában sajnos sokan nem látják, hogy érdemes váltani. Ez pedig például alapvető lenne, sőt, ha körültekintő a fejlesztés, jelentős előnyöket érhetünk el vele.

A pénz beszél
Nem feltétlenül kell hatalmas beruházásokban gondolkodni ahhoz, hogy érezzük a modern technológia előnyeit. Egy közös munkát lehetővé tevő szoftvercsomag havi ötezer forint körüli nagyságrendben elérhető, ha profi tabletet is szeretnénk hozzá pár tízezres nagyságrenddel kell számolni, és nem a cégnek kell foglalkoznia a szerviz és amortizáció problémáival – mondja a szakember.
A beszerzéseket várhatóan a új uniós pályázati ciklusban több pályázat is támogatja majd, forrás tehát elvileg lesz – ha tudjuk, hogyan akarjuk az üzlet fejlesztésére fordítani az informatikát.

Fel kell mérni a rendelkezésre álló eszközöket és azt, hogy ezeket mire használjuk. Racionalizáljunk! Véleményem szerint a legtöbb esetben két eszköz – egy okostelefon és egy laptopként használható tablet – elegendő a legtöbb cégvezető számára. Sokan alábecsülik ezek képességeit, és leginkább tartalomfogyasztásra használják, pedig már gond nélkül futnak rajtuk a vállalatirányítási rendszerek is. Azt tanácsolom, bármi mellett is döntünk, maradjunk minden eszközzel egy rendszerben! Az eszközök átjárhatóságát és összekapcsolhatóságát csak így lehet teljes mértékben kihasználni.

Nagyon fontos téma az adatbiztonság. A felmérésünk eredményei szerint a céges képek nagyságrendekkel jobban elavultak, mint a felhasználók otthoni eszközei. Ez rossz tendencia! Végig kell gondolni, hogy mennyit érnek a gépeken lévő adatok, és könnyen belátható, hogy bőven megéri foglalkozni a biztonsággal – ezen a területen pedig mostanra szintén a legnagyobb vállalatokat védő technológiák is elérhetőek szolgáltatásként a kis cégek számára is. Ha valaki ezt akarja, az adatait úgy kezelik majd, mintha a cége egy világméretű multicég lenne.

Sokan még mindig tartanak a felhőtől, attól, hogy az érzékeny céges adatok helyét nem ismerik biztosan.

– Az emberek általában félnek a változásoktól. Amikor még mindenhol fúrt kutak adták a vizet, valószínűleg elképzelhetetlen volt, hogy egy láthatatlan központból, vezetéken érkező víz jobb és biztosabban elérhető lesz. Hasonló a helyzet a saját gépekkel és a felhővel is. Ugyanakkor, a fenti analógiánál maradva, bár az esetek nagy részében a vezetékes víz minden szempontból előnyösebb, nem kell minden jó kutat betemetni. A különösen érzékeny adatokat tárolhatja akár külön, egy saját szerveren is a cég. A felhő nem megoldás mindenre, de ahol hatékony, ott érdemes kihasználni.

Info & tech
Kedves Olvasónk!
Ha érdekli ez a téma, és szeretne heti hírlevelet kapni a témában, vagy értesítést a megjelent új cikkekről, kérjük, adja meg nevét és e-mail címét!

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor