Egyre népszerűbb a digitális dokumentum-menedzsment

Szakonyi András, a világ legnagyobb irat- és adatkezelő társaságának, az Iron Mountain Central Europe-nak regionális ügyvezető igazgatója szerint a gazdasági válság nagy lökést adott a dokumentumkezelési üzletágnak, hiszen jelen helyzetben, amikor nagyon sok vállalatnál a költségcsökkentés került előtérbe a növekedéssel szemben, a vállalat- és cégvezetők többsége belátta, hogy ma már a dokumentummenedzsment is egy külön szakma, ugyanúgy, mint az adótanácsadás, vagy éppen a követeléskezelés, aminek megvannak a professzionális képviselői idehaza és külföldön egyaránt.

„Tapasztalataink szerint elsődlegesen három ok miatt vesznek igénybe dokumentum menedzsment szolgáltatást  a különböző vállalatok, köztük a kkv-k" - mondja Szakonyi András. „Egyrészt rájönnek arra, hogy a látszat ellenére még egy nem igazán nagy méretűnek tekinthető cég esetében is nagyon komoly humán erőforrást igényel az adott társaságban található dokumentumok feldolgozása, archiválása, előhívása, egyszóval működtetése. A második gyakran említett ok a klasszikus kiszervezést (outsourcing-ot) támogató érv, amely szerint hiába áldoz emberi erőforrást egy cég a dokumentumainak, iratainak menedzselésére, digitális feldolgozására, hiába tartozik bizonyos munkatársak munkakörébe, hogy végezzék ezt a tevékenységet, a legtöbb esetben elsősorban a nem szakértői munkavégzésnek köszönhetően, ezt a tevékenységet nem tudják megoldani házon belül, mivel ez nem az adott cég főtevékenysége.

A fentieken kívül, amikor az is világossá válik a cég valamelyik vezető menedzserének, hogy a dokumentummenedzsment szolgáltatás díja mindössze 25 százaléka a korábban tárolásra használt iroda, vagy raktár bérleti díjának, akkor már nagyon kevesen vannak olyanok, akik ne gondolkodnának el nagyon komolyan a szolgáltatás igénybe vételén."