1. Vizsgáljuk felül a munkafolyamatokat
Rajzoljuk fel a leginkább idő- és erőforrás igényes munkafolyamatok térképét! Ezek segítségével könnyebben azonosíthatóvá válnak az átfedések, és az időrabló folyamat elemek, amelyekre figyelmet kell fordítanunk. Az átalakításokba vonjuk be a csapatunk tagjait – a saját területén mindenkinek lesznek remek ötletei, hogyan lehetne időt és erőforrást spórolni. Ráadásul a motiváció is növekszik, ha adunk a kollégák véleményére. A folyamatok és a szerepek pedig átláthatóbbak és jobban körülhatárolhatóak lesznek. (Itt megtalálja szakértőnk tanácsait a hatékonyabb belső szabályozás kialakításához.)
2. Tekintsük át az irodai környezetet!
Ha hihetetlenül hangzik is, a fizikai környezet nagyon fontos szerepet tölt be a hatékonyságban! Leltározzuk a felszereléseket és bútorokat az irodában! Tekintsük át, hogy ki mit használ közülük. Ha ennek megfelelően rendezzük át a teret, rengeteg kilométert megspórolhatunk – például azzal, hogy akik együtt dolgoznak, közelebb kerülnek egymáshoz. Amiről kiderül, hogy valójában soha nem használjuk, azt hasznosítsuk újra, vagy adjuk el! Ha racionálisan alakítjuk ki a teret és megszabadulunk a szeméttől lehet, hogy még egy most dugig pakolt raktárhelyiséget is megspórolhatunk…
3. Figyeljünk a kényelemre!
A „laza péntek” a multiknál bevett szokás – nem csak elégedettebbé teszi az embereket, de tapasztalatok szerint kényelmes öltözetben a munka is jobban megy. Miért lenne ez más a környezet esetében? Teremtsünk produktív kényelmet magunk körül! Persze fontos, hogy az iroda szalonképes és profi megjelenésű maradjon, de az is számít, hogy hatékonyabban tudjunk dolgozni benne! Ha nekünk segítenek a kis cédulák, elő velük! Ha pedig feltett lábbal tudunk jobban dolgozni, ne szégyelljünk egy lábtartót sem. Jobban megéri, mint ha minden nap órákat töltünk mocorgással a fájós lábunk miatt.
4. Váltsunk digitálisra!
A papírmentes iroda még mindig csak álom. De a hivatalos iratoktól eltekintve sok mindenben magunk döntünk, hogy papírt vagy elektronikát választunk. Egy jó szkennerrel és profin felépített hálózattal nem csak rengeteg pénzt spórolunk, de gyorsabbá is válik a munka, ha például a szerződéseket nem egy távoli raktár magas polcáról kell előbányásznunk, hanem szkennelve könnyedén előhívhatóak a gépünkön.
5. Egyszerűsítsük a gépparkot!
A sok-sok asztali printer helyett jobban megéri egy nagyobb, központ készüléket üzemeltetni – akár úgy, hogy kiadjuk egy szolgáltatónak a feladatot. Ezzel megspórolhatjuk például egy szkenner árát és üzemeltetését is. „Dísznek” nem kell a fax sem, de van, ahol valószínűleg már az asztali telefonkészülék is teljesen feleslege. Sok esetben a számítógép helyett is remekül működik egy vékonykliens rendszer – így a beruházási költség mellett az üzemeltetésen, elsősorban az áramfogyasztáson spórolhatunk.
A természetes fény ingyen van! A világos munkakörnyezet ráadásul nem csak olcsóbb, de növeli a hatékonyságot és a munkavállalói elégedettséget is. Ha azonnal költözni nincs is lehetőség, helyet cserélhetnek mondjuk a munkaasztalok az ablak elé tolt fénymásolóval…
7. Legyen rend!
Ha valamit egy-két másodpercnél tovább kell keresni egy munkafolyamat közben, máris elveszítettük a hatékonyságot – és növeltük a stressz szintünket. Hogy nincs idő rendet rakni? Amit erre fordítanánk, egy nap alatt megtérül a gyorsabb munka révén. Plusz, ha azonnal megtalálunk mindent azzal sokkal inkább úgy érezzük majd, hogy kontrollálni tudjuk a körülöttünk lévő világot.
8. Húzzuk ki magunkat!
A munkakörnyezet ergonomikus kialakítása nem csak kényelmi kérdés. A munkaképtelenség leggyakoribb oka ugyanis egyszerűen a derékfájás. Vagyis a jól kialakított munkakörnyezet révén csökkenhetnek az orvosi költségek és kevesebben esnek ki a munkából. Kevesebb táppénz, több boldog munkavállaló – jól hangzik nem?
Forrás:Xerox
