A kis- és nagyvállalkozások irodáiban a világ minden táján, valószínűleg ma is tucatnyi üzleti megbeszélés zajlik. Egyesek tervezettek, míg mások rögtönzötten történnek. Vannak, amik maratoni hosszúságúak, és vannak, amik csupán néhány percre szakítanak ki a napi munkából. Lehetnek online, lehetnek offline, van, ahol a telefon a közvetítő. Reggel, délben, este, lehetnek bármikor. Bármelyikről legyen is szó, a következő találkozónkat tegyük hatékonyabbá.
Ki a főnök?
Na persze itt nem az a kérdés, hogy ki a cégvezető, csupán a megbeszélés irányítójáról van szó. Határozott elképzelésünk legyen arról, hogy ki a felelős az ülésért. Kié az utolsó szó, ha egy döntést ott, azonnal kell meghozni? Ki dönti el, ha itt az ideje, hogy egy kis szünetet tartsunk? Nagyon fontos, hogy ez mindenki számára világos legyen.
Világos cél
Tűzzük ki a megbeszélés célját. Hogy ez miért olyan fontos? A paraméterek meghatározása segít abban, hogy tudjuk, mit szeretnénk elérni. Így kevésbé valószínű, hogy egy idő után nagyon elkalandoznánk az eredeti elképzeléstől. Amint a meeting vezetője úgy véli, hogy nagyon elkóboroltunk más témák felé, egy gyors közbelépéssel visszaterelhet az eredeti cél felé.
Ha elérjük a kitűzött célt, ha megoldottuk a fennálló problémát, az a találkozó végét jelenti. Nagyon rossz ötlet, ha egy közben felmerült kérdést is részletesen meg akarunk tárgyalni „mellesleg”. Ha azt szeretnénk, hogy más téma is hosszabb vita tárgya legyen, arra hozzunk létre egy újabb találkozót.
Előzetes kommunikáció
Amikor meghatározzuk a következő találkozó időpontját, a meghívott munkatársaknak adjunk egy részletes leírást arról is, hogy érkezés előtt milyen anyagokkal készüljenek. Akkor is így tegyünk, ha nem várunk írásos terveket, csak azt, hogy gondoljanak át valamit. Ha mindenki felkészülten érkezik a meetingre, várhatóan az egész sokkal rövidebb lesz.
Ne üljünk le
Ha lehet, időnként szakítsunk a megszokott formákkal. Ne használjuk mindig a konferenciatermet, és ne az asztal mellett, a kényelmes székekben beszéljünk. Ha például állva zajlik a megbeszélés, biztos, hogy senki nem fogja feleslegesen húzni az időt! (Egyébként sem ártana, ha néha nem ülve dolgoznánk. Valójában az életünk múlhat rajta.) Persze senki sem akar állni adott esetben 2 órán át, de legyünk rendhagyóak. Lehet, hogy a csapat szívesen vesz egy sétát a közeli parkban, vagy játszik egy kosárlabdameccset, lazán, kötetlenül. Ez persze témafüggő, de egy lazább meeting néha belefér.
Létszámstop
Minél több embert hívunk meg egy megbeszélésre, annál nagyobb a valószínűsége, hogy kevésbé lesz hatékony az egész. Több ember szeretne beszélni, sok vélemény ütközik, akár kaotikus is lehet a vége. Lehetőség szerint szűkítsük a kört a legszükségesebb emberekre, és legyen az a végső instrukció, hogy ők adják át a releváns információkat másoknak. Ha mégis viszonylag sok ember ül egy asztalhoz, alkalmazzuk a terapeuták egy bevált módszerét. Hozzunk egy fakanalat, egy teniszlabdát, egy mappát, bármit, ami szokatlan. A szakemberek gyakori taktikája, hogy úgy indítják el a találkozót, hogy tartják a fakanalat. Magyarázzuk el mindenkinek, aki jelen van, hogy senki nem beszélhet addig, amíg tartjuk a kanalat. Ez különösen jól működik a nagy találkozókon, ahol mindenki egyszerre próbál beszélni.
Úgy tűnhet, hogy fordítva ülünk a lovon, pedig nem. Ha a cél meghatározott, és az elején szavazunk, előfordulhat, hogy egyetértés van, és semmi szükség hosszasan rágódni egy már eldöntött dolgon. Ha nincs egyetértés a szavazás során, még mindig jöhet a kérdés részletes kibontása, az érvelés pró és kontra.
Prezi jöhet, de korábban
A megbeszélésen prezentációt vetíteni a múlté. Ha szükségünk van arra, hogy vizuális segédeszközökkel magyarázzunk egy anyagot, tegyük meg a találkozó előtt. Lehet ez akár egy power point, egy prezi, egy videó, bármi, lényeg, hogy a találkozó előtt küldjük el, így a meghívottaknak van idejük megemészteni, értékelni a látottakat.
A konferenciaterem zárva!
Kedves Munkatársaim! A konferenciaterem hétfőn zárva tart. Viccet félretéve, jelöljünk ki egy napot, amikor nincsenek tervezett megbeszélések, sőt kifejezetten tilos előre megbeszélt találkozót tartani. Ez az a nap, amikor a munkatársaink időt kapnak arra, hogy utolérjék magukat, és átlássák az e-mailek tömkelegét, a folyó projektek aktuális feladatait, és végére érjenek a papírmunkának. Persze ezek mellett, gondolva a következő napra, előkészíthessék a heti meetingek anyagait.
Időmérő
Néha a találkozók szinte a végtelenbe futnak. Ha ez inkább már gyakorlat, mintsem kivétel, előzzük meg a maratoni megbeszéléseket. Ha a csapat túlságosan beszédes, jelöljünk ki valakit, aki méri az előre meghatározott időt, és figyelmeztessen, hogy 1 óra, 30 perc vagy 10 percünk van még hátra.
Cselekvési terv
Mindenki tudja, hogy mi a feladata a megbeszélés után? Győződjünk meg róla, hogy a munkatársaink tisztában vannak azzal, hogy mi a szerepük az adott projektben, hogy lépünk tovább, és mi a konkrét feladatuk a továbbiakban.
