A módszer egy öt lépcsős, egyszerű folyamat, amely strukturálja a megbeszélés menetét miközben aktívan bevonja a résztvevőket. A kívánt eredményre vezető meetingek - 60 perc alatt!
Kinek jó ez?
Azoknak, akik unalmas, hosszú és gyakorta döntésképtelen vezetői meetingeken ücsörögtek már eleget ezért, hát azt mormolják maguk elé vészjóslóan: Elég volt! Ismerjük ezt a helyzetet jól. Jellemzően egy ember beszél, hosszan és bámulatra méltó kitartással, ketten még hozzászólnak, a többség hallgat. Néhány jól értesült beavatott fejében pedig csak egy szó pörög vissza rendre: Opera!
Azonnali, minden résztvevő számára jól érzékelhető változás az, ha egy nehéz kérdésnél azt mondjuk az egybegyűlteknek: Gyerekek, mindenki véleménye számít! Gondolkozzatok el néhány percig magatokban a lehetséges megoldásokról! Ezután ketten – ketten alkossatok párokat, beszéljétek meg, hogy mire jutottatok egyenként és aztán gyúrjátok egy javaslattá a véleményeteket. Ezt követően pedig meghallgatunk minden párost és tovább szűkítjük a kört. Ez még nem egészen az Opera módszer, de felgyorsítja a folyamatokat. Holnap ki is lehet próbálni!
Két napos képzésen tanulta meg a cég teljes menedzsmentje – kilenc munkatárs – az Opera döntés-előkészítő, döntés támogató módszert. Azóta rendszeresen használjuk minden komplex probléma esetén, ahol több lehetséges megoldás is szóba jöhet, ahol különféle prioritások összehangolására, rangsorolására van szükség.
Nagyon hamar hétköznapi eszközzé vált nálunk az eljárás, abban a pillanatban használjuk, amint a felmerülő probléma megkívánja. Egy, másfél órás megbeszélések alatt még nehezebb helyzetek esetén is megszületnek azóta a döntéseink. Tíz alatti létszámmal ugyan úgy lehet alkalmazni, mint 10 – 20 fős csoportban, de 52 résztvevőre is van már tapasztalatunk, jó eredményre jutottunk akkor is.
A módszer legnagyobb előnyét a strukturáltságában látom. Elkerülhetővé válik az a mindenki által sokszor megtapasztalt nehézség, hogy széttartanak a megbeszélés résztvevőinek mondandói és elbeszélnek egymás mellett. Kitűnően fókuszálja a résztvevők figyelmét. Kitűnően strukturálja a megbeszélést magát!
Giber Mihály, HR igazgató, AGC Glass Hungary Kft.
Az OPERA egy igen egyszerűen alkalmazható és nagyon hatékony csoportos döntés előkészítő módszer. Elég gyakran tapasztaljuk, hogy vezetői csapatok órákig rágnak egy kérdést és nem jutnak dűlőre. Miért van ez?
Azért, mert a kérdések, amiket meg kell beszélni, általában túl komplexek. Ugyan mindenki szeretne gyors döntést és menni tovább a dolgára, a különböző vélemények miatt sokszor csak addig jutunk el, hogy nem tudunk dönteni. Vannak eredmények, de erről még majd a jövő héten beszélni kell!
Erre a kihívásra született meg ez a demokratikus és a munkatársak elkötelezettségét is katalizáló módszer. Nem kell hozzá egy óránál hosszabb idő és a csoport jóízűen, egymást meghallgatva az aznap meghozható és mindenki számára legelfogadhatóbb közös döntést hozza meg. Azért vonzó a technika, mert minden, a kérdésben illetékes munkatárs kreatívan részt vehet benne, és mindenki úgy érezheti, hogy részese a döntésnek. Mindenek tetejébe az a munkatársak érzése, hogy Hű, de jó, a főnök is velünk dolgozott! Az egésznek van egy erős és igen csak pozitív kulturális üzenete: Együtt hozzuk létre azt a megoldást, amit a csapatunk bölcsessége ma a felszínre hozott.
O – Own thoughts. (Saját gondolatok) P – Pair (Párban gyűjtött gondolatok) E – Explaining (A javaslatok elmagyarázása a többieknek) R – Ranking (A javaslatok rangsorolása) A – Arranging (A javaslatok elrendezése)
Az ICG csoport finn tagja, az Innotiimi fejlesztette ki a technikát, ami egész Skandináviában nagyon elterjedt és népszerű. Számos vállalatnál mindennapi eszköz értekezleteken, döntési fórumokon.
Az eljárás azzal kezdődik, hogy kiválasztunk egy válaszra váró kérdést, megoldandó feladatot, problémát, amely minden résztvevő számára fontos. A jó kérdés olyan, hogy a rá adható válasz nem nyilvánvaló, ugyanakkor mindenkinek van róla véleménye.
A folyamat elején egyénileg kreálunk válaszokat, ezeket párokban megbeszéljük, majd javaslatokat teszünk a többieknek, a közösségnek. Ezt követően a javaslatokat rangsoroljuk és egy speciális táblán a több szavazatot kapott javaslatokat a csoport segítségével rendezzük.
Az Opera módszertan csak ott hatékony, ahol a vezetés bizonyos helyzetekben átengedi a döntés jogát a csoportnak, vezetői teamnek, ahol mindenki aktívan és kreatívan képes az együttműködésre. A módszer szempontjából a 6-12 fős csoportok az ideálisak, de nagyobb, 24 -36 fős teameknél is nagyszerűen alkalmazhatjuk.
Az OPERA tehát, legalább annyira szemlélet, mint módszer. Úgy is mondhatom, először szemlélet és csak utána módszer.
Jó, ha a kiindulópont valahol ott van, hogy a vezető mélyen hisz abban, hogy ha az embereket őszintén szólítjuk meg, akkor ők a legjobb tudásuk szerint fognak válaszolni. Premisszaként azt is viszonylag könnyű átlátni, hogy az egyének tudása, képessége, alkotóereje közösségben nem csak, hogy összeadódik, hanem többnyire nagyobb, mint az elemek összege.
Ha a munkatársakat bevonjuk a döntésekbe, nem csak megnyerjük őket a döntésekhez, sokkal több kedvük és elkötelezettségük lesz a végrehajtáshoz is. A projekt megvalósulásában érdekelt és elkötelezett munkatársak kapunk bónuszként az eljárás alkalmazásával.
Az Opera az egyik legegyszerűbb döntés előkészítési módszer, ráadásul nagyon könnyen elsajátítható. Kiváló eszköz a mindennapos megbeszéléseken jó döntések meghozatalához.
Héjja Csaba Tréner, coach További információ és a módszer elsajátításának lehetősége: http://www.szer-tar-net.hu/kepzesajanlo/facilitator-kepzes/opera-modszer/
