Az online számla adatszolgáltatási kötelezettség életbe lépését sokáig jogszabályi háttér nélkül lebegtették, majd a 2017 júliusára tervezett bevezetést tavaly nyáron egy évvel meghosszabbították. Ekkor nyilvánosságra hozták az adatszolgáltatási kötelezettséget teljesítő várható XML/XSD adatállományt, amely alapján a szoftverfejlesztők elkezdhették a munkát. A séma közben többször is változott. A rendszer elindításához azonban az adatsémán kívül a beküldési protokoll is szükséges, melyet először december, majd január közepére ígértek, végül január 18-án jelent meg. Bár a szoftverfejlesztés ennek késedelmével megakadt, vállalkozásoknak a számlázó programok felkészítésén kívül is vannak teendői a bevezetésig - írja a LeitnerLeitner adótanácsadó szakmai blogján.

Az adatszolgáltatásról bővebben

2018. július 1-jétől azokat a számlákat, amelyek adóalanyok közötti, belföldi áfás ügyletekről szólnak, valamint amelyekben az áthárított áfa eléri vagy meghaladja a 100.000,- Ft-ot, tételesen és valós időben be kell majd jelenteni az adóhatóságnak a számlázó programok és az adóhatóság rendszere közötti gép-gép kapcsolat segítségével, manuális beavatkozás nélkül. A program a már lezárt számlát küldi majd be a hatósági rendszerbe.

Adatszolgáltatásra kötelezettek azok a külföldi vállalkozások is, amelyek Magyarországon regisztráltak az áfában. Azoknak, akik csak adómentes vagy áfakörön kívüli tevékenységet végeznek, vagy egyetlen számlájuk sem éri el az áfa-határértéket, nem kell lecserélniük a számlázó rendszerüket. Azonban az adatszolgáltatás az első jelentendő számlától már náluk is belép majd.

A kizárólag online pénztárgépet használóknak sincs teendőjük. Azonban a nyomtatvány használatával kiállított, azaz a „kézi számlák” nem maradnak ki az adatszolgáltatásból. Esetükben a 100.000-500.000 Ft közötti áfatartalmú számlákról 5 munkanapon belül, az 500.000 Ft felettiekről pedig 1 munkanapon belül kell jelentést küldeni.

Nem kell adatot szolgáltatni:

• a nyugtákról és elszámolási bizonylatokról,
• a magánszemélyek felé kiállított számlákról,
• azokról a számlákról, amelyek magyar áfát egyáltalán nem tartalmaznak, vagy áfatartalmuk alacsonyabb a határértéknél.

Az adatszolgáltatás kiváltja a számlakibocsátói belföldi összesítő jelentést, de a számlabefogadóit nem. Az ígéret szerint a befogadói oldali összesítő jelentés kitöltéséhez nyújt majd segítséget az, hogy az online számla-adatszolgáltatási rendszerből lekérdezhető lesz a cég irányába kiállított és beküldött számlák listája. Az adatok tehát nem csak az adóhatóság részére biztosítanak többlet ellenőrzési lehetőséget, hanem a számla befogadói számára is. A keresztellenőrzés lehetősége a partnerek megbízhatóságát erősíti és a körültekintő üzleti és adózási gondolkodás részét képezi.

Az online rendszerben való befogadás visszaigazolása egyébként nem lesz majd jelölve a számlákon, hiszen az adatszolgáltatást a program csak akkor indíthatja, ha a számla adatai már lezártak, azaz további módosítás – beleértve a NAV visszaigazolását – nem kerülhet már rá a számlára. A NAV által számlánként küldött válaszüzenetet a számla kiállítójának kell majd visszakereshető módon megőriznie.

Számlázó programmal kapcsolatos elvárások

A jövőben csak olyan a számlázó programot lesz szabad használni, amelyben

• a számlák tartalmaznak minden törvényben előírt adatot;
• kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozást biztosítanak;
• nincs lehetőség a számlák törlésére, visszadátumozására;
• biztosított a számlák sérthetetlensége és olvashatósága;
• rendelkezik felhasználói dokumentációval;
• van benne „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” és 2018. július 1-től az online adatszolgáltatás funkció;
• és végül, de nem utolsó sorban a használó bejelentette az adóhatóságnak a program beszerzését 30 napon belül.

Bármely más programmal kiállított számlával bírságot kockáztat a számla kibocsátója és befogadója is. Szankciók

Ha az adózó nem tartja be az előírásokat – vagy nem lesz készen a számlázó programja időre, így nem tudja határidőben elkezdeni az adatszolgáltatást –  akár 1.00.000,- Ft bírságot is kaphat. A követelményeknek meg nem felelő számla adóigazgatási célra alkalmatlanná minősíthető, amelynek következtében nem csak a számla kibocsátó büntethető, hanem a számla befogadó áfalevonási joga is sérülhet. Ez akár súlyos üzleti konfliktusokat is szülhet az üzleti partnerek között.

A hatóság minden hibáért a kibocsátó adózót fogja felelőssé tenni, még ha a szoftverfejlesztő vagy a számlázással megbízott alvállalkozó okozta is a mulasztást. Ezért a fejlesztővel vagy a meghatalmazottal kötött szerződésben fontos a felelősségi köröket, kártérítési kötelezettségeket tisztázni, hiszen az a továbbiakban már csak polgári jogi úton érvényesíthető. Önszámlázás esetében, illetve akkor, ha a számlakiállítás feladatát az eladótól egy másik személy veszi át, a meghatalmazott is egyetemleges felelősséggel tartozik. Az ilyen megállapodást kötelezően írásba is kell foglalni.

Felkészülés

Bár a szoftverfejlesztés jellemzően specializált IT szakemberek feladata, nem ritka az sem, hogy egy cég saját fejlesztésű magyar vagy külföldi szoftvert használ a számlázásra. Ilyen esetben a felkészülés talán még nehezebb és a fejlesztésre rendelkezésre álló időnek még nagyobb jelentősége van. A felkészülés azonban nem ér véget a megfelelő számlázó program megvásárlásával/kifejlesztésével. Sok esetben gondot jelent a számlázó programok illesztése a cég ügyviteli rendszeréhez, esetleg külön illesztő program is szükséges lehet az adatok továbbításához.

Ráadásul a fejlesztés csak az első lépés, kis túlzással mondhatjuk „technikai részletkérdés”. Sokkal nagyobb jelentőséggel bír majd a jövőben – ha az átállás okozta sokkon túljutunk – a bemenő adatok megfelelősége. Azaz minden vállalkozásnak érdemes átvilágítania áfaügyeit és kapcsolódó adókezelését. Az online számla-adatszolgáltatás ugyanis gyakorlatilag azonnali adóellenőrzéseket is jelent majd, a pénztárgép, az EKÁER és a közúti fuvarozás, a hagyományos belföldi adó-adatbázisok és a nemzetközi kontrolladatok összevetésével ki fognak ugrani a véletlen hibák és rosszhiszemű visszaélések is. Ráadásul ehhez még az íróasztalától sem kell felállnia az adóellenőrnek.