A vállalkozások vezetőinek legnagyobb feszültségét a szakértők szerint a napi feladatok töménytelen halmaza okozza. A hosszú távú siker érdekében a jó időgazdálkodás kulcsfontosságú lehet, ennek két fő oka van. Először is, ez az általános teljesítményünk meghatározó tényezője, lényegében annál jobban tudjuk kezelni az időbeosztásunkat, annál több feladattal készülünk el egy nap alatt. Másodszor, aki rosszul gazdálkodik az idejével, állandó feszültségben él, és ettől a nyomástól hamar és könnyen kimerültté válik. A tökéletes időgazdálkodás így ismerjük be, a vállalkozás egyik alapköve, ezért a siker érdekében mutatunk néhány ötletet, hogyan lehet ebben Ön is profi.
Szegmentálás
Készítsünk menetrendet minden nap elején. Ha megvan a feladatlistánk, adjuk hozzá a szükséges időkeretet, táblázzuk be a napunkat és próbáljunk a keretek között maradni. A szegmentálás két módon lehet a segítségünkre. Először is minimalizálja az időhúzást a feladatok között, másodszor a saját magunk szabta határidők eleve „kényszerítenek” a keményebb, koncentráltabb munkára.
Priorizálás
Mielőtt belevágnánk az időbeosztásunk hatékonyabbá tételébe, derítsük ki, hogy melyik időpont a legértékesebb a napunkban. Ide kerüljenek a sürgős, vagy nagy koncentrációt igénylő teendők. Hozzunk létre egy prioritási rendszert, kategorizáljuk a feladatokat sürgős, fontos, napi rutin szerinti címkékkel. Így kiderül, hogy melyik magas prioritású, és melyik alacsony, és máris megvan a helyi a napi időbeosztásban.
Fókuszálás
Ha a listánk tele van alacsony prioritású, kisebb feladattal, ne essünk abba a hibába, hogy egyszerre többet akarunk elvégezni. Összpontosítsunk mindig csak egyre, így könnyedén és gyorsan elvégezzük, és máris jöhet a következő.
Az új vállalkozók gyakran esnek abba a hibába, na jó valljuk, be a régi vállalkozók is néha, hogy mindent egyedül szeretnének elvégezni. Egyszerűen tartanak attól, hogy más veszi át az irányítást, így nyakukba vesznek egy csomó feladatot, amit egyébként egy munkatárs is nagyszerűen elvégezhetne. Végül a túlterheltség miatt kialakul a káosz. Ehelyett törekedjünk arra, hogy hatékonyan és ügyesen tudjunk feladatokat átruházni. Hiszen azért vettünk fel alkalmazottakat, mert bízunk bennük, és néhány alacsony prioritású feladatot levehetnek a vállunkról.
Hatékony kommunikáció
Nem kell összehívni egy egyórás megbeszélést minden alkalommal, ha van egy friss információnk. Ehelyett választhatunk más, hatékonyabb kommunikációs eszközt. Az e-mail azonnali információcserét jelent, írott (és ezért visszaellenőrizhető), és néha gyorsabb, mint egy telefonhívás, vagy személyes találkozó. Törekedjünk arra, hogy olyan tömören kommunikáljunk, ahogy csak lehet, így rengeteg elfolyt időt visszacsempészhetünk a napjainkba.
Nézzünk szembe a tényekkel - akkor is, ha hatékony, a kommunikáció zavaró. Jön egy új email, gyorsan válaszolunk rá, csörög a telefon, csak egy perc és lerakom. Hányszor, de hányszor találkozunk ezzel egy nap? És az időbeosztásunk teljesen felborul. De van megoldás! Mi több, roppant egyszerű. Keressünk a napban egy olyan órát, amikor megtehetjük, hogy mindent kikapcsolunk és csak a fontos feladatokra koncentrálunk. Persze elsőre mindenki tiltakozik, ilyet nem lehet. Próbáljuk ki, kiderül, hogy nem dől össze a világ nélkülünk egy óra alatt.
Szünet
Elsőre nevetségesnek tűnhet ebben a listában, de tény, hogy ha szünetet tartunk időnként, az segít abban, hogy gördülékenyebben végezzük a feladatainkat. Egy nemrégiben készült tanulmány szerint, ha valaki 52 percig dolgozik, majd tart 17 perc szünetet, az hatékonyabb munkavégzést eredményez. De nem kell ezt ilyen katonásan betartani, a cél tulajdonképpen az, hogy egy húzósabb szakasz után jöjjön a fellélegzés, ami után motiváltabban induljunk neki a következő fordulónak.
Vonalhúzás
Ha vállalkozók vagyunk, a legtöbbünk szenvedélye a munka. Így nagy a kísértés, hogy annyi feladatot vállaljunk, amennyit csak lehet. Ez azonban előbb vagy utóbb a magánéletünk rovására mehet. Sőt, a mentális, a fizikai egészségünk is bánhatja. Mivel a hatékony időkezelésbe vágtunk bele, azt is tervezzük meg, hogy mikor kapcsolunk ki a nap végén. Mindennap nap, de legalább adott napokon a héten legyen fix időpont, amikor elhagyjuk az irodát és már otthon sem dolgozunk. Húzzunk egy vonalat, ahonnét már csak a kikapcsolódásé a terep, frissüljünk fel a napi robot végén. Így másnap újult erővel indulhatunk neki a feladatainknak és a gyors kiégést is elkerülhetjük.
Ez a nyolc praktika nem szentírás, de segít abban, hogy jobban megbirkózzunk a napi feladatok özönével. Bár néha roppant egyszerűnek tűnnek, igen hatékony módszerek, amit érdemes kipróbálni.
