Tervezni kell, de ki tervezzen?
Fontos, hogy egyvalaki legyen felelős a terv összeállításáért, még akkor is, hogyha a teljes tervezési folyamatért nem ő felel. Nagyvállalati környezetben nem ritka, hogy külön tervezési csapatot hoznak létre (Planning Process Group).
Tervezni kell, de hogyan is nézzen ki egy ilyen terv?
Egy ilyen projektterv egy jóváhagyott dokumentáció, amely segíti a munkában (projektben) résztvevő személyeket, hogy megfelelő minőségben és ütemben hajtsák végre a rájuk bízott feladatokat. Segíti tehát a végrehajtást és az ellenőrzést is. Egy leírás a projekt céljáról, mit akarunk elérni, a célba vezető útról, milyen lépéseken keresztül jutunk el oda és a feladat végrehajtásához szükséges erőforrásokról, emberek munkájáról, anyagi erőforrásokról és időről is. Természetesen ezt a tervet folyamatosan ápolni is kell, előfordulhat, hogy változtatásokat kell végrehajtani rajta, hiszen a folyamat során rengeteg új információ merül majd fel.
Mi kerüljön bele egy ilyen projekttervbe?
A projekt megrendelőinek – akik a pénzügyi keretet biztosítják a megvalósításhoz – különböző kéréseik, igényeik lehetnek. Ezeket az igényeket mind-mind össze kell gyűjteni és le kell írni. Ezek lényegében a projekt céljai. Persze az igények összeállításkor lehetnek olyan jellegű kérések is, amelyek nem közvetlenül az érdekeltektől származnak (stakeholders), hanem a projekt más személyeitől. Ezeket az igényeket is figyelembe lehet venni, amennyiben összeegyeztethetőek a projekt főbb céljaival. Tehát legyenek meg a célok.
Ha megvannak a célok, akkor ún. mérföldköveket, lépcsőfokokat kell még felépíteni. Bontsuk részekre a projektet, így könnyen mérhető és ellenőrizhető fázisokat kapunk.
Tehát meghatároztuk a célt, követelményeket, mérföldköveket és a lépéseket. Az utolsó és talán legfontosabb pont, amit a tervünkbe figyelembe kell venni, az erőforrások.
A két legfontosabb erőforrás mindig az emberi munkaerő és a pénz. Ezeket meg kell tervezni és a projekttervbe bele kell írni. Pontosan mennyi emberi munkaórára és pénzre lesz szükség a projekt megvalósításához. Fontos, hogy ne csak a projekt költségét mérjük fel, de a projekt teljes költségvetését is. Ez azt jelenti, hogy meg kell határozni, hogy a projektre szánt költségvetés X millió Ft, a megvalósításhoz viszont Y millió Ft kellene. Amennyiben a rendelkezésre álló erőforrásokból nem valósítható meg a projekt, akkor kerül szóba a projekt minősége. Egy projektet többféle módon és többféle minőségben is végre lehet hajtani. Olcsóbban, kevesebb funkcióval, kevesebb erőforrással, de így is elérve a projekt célját vagy drágábban, több funkcióval, több erőforrás árán. Ezért is célszerű több szcenáriót a projekttervbe lefektetni.
A projekttervben számításba kell venni a lehetséges kockázatokat és a kockázatokra adható válaszokat is. Fontos, hogy a tervben kitérjünk a kommunikációs csatornákra is. Ki, kivel, mikor milyen kommunikációs csatornákon léphet kapcsolatba.
Egy jó projektterv akkor jó, hogyha a következő kérdésekre mindre választ kapunk benne:
- Miért, milyen célból kell a projektet végrehajtani?
- Milyen munkákat, feladatokat kell elvégezni a projekt során?
- Ki vagy kik fogják elvégezni a feladatokat?
- Mikor fog a projekt megvalósulni?
Giller Tamás www.erpblog.hu
