Mit tegyünk, ha nincs meg a számla a könyveléshez?

Nyolc évig kell megőrizni a könyvviteli elszámolást és az összes azt igazoló bizonylatot. Ha elveszik, sem kell kétségbe esni, gyakorlatilag minden korábbi számla helyreállítható, csak tudni kell hogy mire ügyeljünk.

Nyolc évig őrizni kell a bizonylatokat - de mi van, ha nincsenek meg? - Kép: Pixabay

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A bizonylatok elvesztésének, megrongálódásának tényéről a társaság vezetésének olyan jegyzőkönyvet kell felvennie, amelyben fajtánként rögzítik az elveszett, megrongálódott bizonylatok megnevezését, keltét, sorszámát, azt, hogy a bizonylatot milyen gazdasági eseményről állították ki, milyen értéken, a bizonylatot milyen főkönyvi számlára könyvelték stb - írta Sinka Julianna okleveles adószakértő az Adó Online-on megjelent cikkében.

A szóban forgó jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell azokat a körülményeket is – a tényszerűeket és a feltételezetteket egyaránt, amelyek a bizonylatok elveszéséhez (esetleg megrongálódásához) vezettek, továbbá azokat a feladatokat is, amelyeket az érintett társaságnál a bizonylatok pótlása érdekében feltétlenül meg kell tenni. Ha tehát a számla elveszett, akkor az eltűnését bizonyítani kell.  A fent említett jegyzőkönyvnek ezért - ha a posta a ludas a dologban – része a postára adás bizonyítéka (ajánlott feladóvevény, tértivevény) is.

A vevő számára a számla hitelesített másolata mellé mellékelni kell a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adóösszegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül. Az elveszett bizonylatokat sürgősen pótolni kell, a megrongálódott bizonylatokat pedig (ha az lehetséges) helyre kell állítani, ha ez nem lehetséges, akkor pedig azokat is pótolni kell.

Azt a módszert, amellyel a bizonylatokat pótolják, vagy helyreállítják (úgy, hogy az ismét teljes értékűen igazolja azt a gazdasági eseményt, amelyhez kapcsolódik) a társaság vezetőségének kell kidolgoznia, mivel az az adott cég sajátosságaitól is függ.

Kézzel kiállított számlák, hiányzó számlatömbök

Abban az esetben, ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de természetesen változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton azt is fel kell tüntetnie, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátania, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell. Ez látszólag ellentmond annak, amit a polgári perrendtartásról szóló törvény idézett pontjaiban olvashatunk.

E-számla kisokos – segítünk átlátni a szabályokat!
Magyarországon 2004 óta állíthatnak ki és fogadhatnak be elektronikus számlákat a vállalatok. A tavalyi év elején módosult a hazai jogszabályi környezet egy európai uniós irányelv alapján, amelynek célja az elektronikus számlázás megkönnyítése, illetve terjedésének elősegítése. A piaci tapasztalatok azonban azt mutatják, a legtöbb szervezet számára továbbra sem egyértelműek a változtatások, illetve az alapvető követelmények és a lehetőségek. Segítünk!
A számlázóprogrammal kiállított számlákhoz képest azért „mostoha gyerekek” a kézi számlák, mert a kibocsátónál megmaradt példányt a vevő nem használhatná adólevonásra jogosító bizonylatként, hiszen az nyomdailag tartalmazza az - áfa-levonásra nem jogosít- kitételt. Egy cég iratanyagának elvesztésekor természetesen nem csak azok a számlák tűnnek el, amelyeket befogadott, hanem azok is, amelyeket kibocsátott. Ezzel összefüggésben az elveszett számlatömbök, illetve a kézi kiállítású számlák kapcsán fontos tudni, hogy ezek - számviteli törvény szerinti – megőrzési ideje ugyancsak 8 év.

Számlatömb elvesztése esetében érdemes közzétenni - például a Pénzügyi Közlönyben, napilapokban - a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját. (Ezzel azt a kínos meglepetést is elkerülhetjük, hogy mások jogtalanul felhasználják a számlatömböt és a cég nevében számlázzanak.) Ha az elveszett számlatömbben a vállalkozás már állított ki számlát – illetve általában a kézzel kiállított számlák pótlására- ,   a praktikus megoldás az, ha felkeresi vevőit és  hiteles    másolatot kér a vevő példányáról.

Abban az esetben tehát, ha bizonylatok elvesztek, vagy úgy megrongálódtak, hogy nem teljes értékűek, akkor ennek a tényét az adóhatósághoz be kell jelenteni (az adózó lényegében nem a bejelentett helyen őrzi a bizonylatokat, hiszen már nincs mit őriznie az adott időszakra a bizonylatok elveszte miatt). A bejelentéshez célszerű mellékelni a fent már említett jegyzőkönyv egy példányát is. A hiányzó bizonylatok miatt – 1 millió forintig terjedő - mulasztási bírság is kiszabható, az Art. 172.§.(20 a) bekezdésében részletezettek szerint!

A cikket teljes formában itt olvashatja!

Véleményvezér

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos 

Különös pénzosztások az idegenforgalmi beruházások körül.
A korrupció rontja a boldogságindexet

A korrupció rontja a boldogságindexet 

Ötvenhatodik helyen a magyarok.
Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért

Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért 

Lombkoronasétány helyett ezúttal nádkoronasétány épült.
Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval

Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval 

A jogállamiság helyreállítása sok pénzt hozna.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo