Kép: SXC

Ma már nem feltétlenül választjuk az irodát egy-egy üzleti megbeszéléshez, ennek lehet oka a hatékonyabb időbeosztás, az oldottabb légkör, vagy csak nincs szükség az iroda által biztosított háttérre. Legyen azonban szó irodában, tárgyalóban tartott megbeszélésről, üzleti kávézásról vagy ebédről, akár Skype-on folytatott tárgyalásról, az előre megbeszélt időben megérkezni, a felesleges fecsegést elkerülni mindenki számára meghatározó szempont. (A hatékonysághoz persze munkánk és önmagunk nagyon pontos megszervezésére van szükség. Itt talál néhány tippet, hogy kezdik napjukat az igazán sikeres emberek.)

Hogy az első találkozás esetén még jobban kell figyelni a pontosságra, azt talán nem is kell külön hangsúlyozni. (Az első benyomás fontosságáról és arról, hogy hogyan befolyásolhatjuk azt, itt olvashat részletesen.) De bármennyire is vérünkben van a pontosság, óhatatlanul előfordulhat, hogy akár egy balul sikerült nap, akár egy baleset által okozott dugó miatt késünk. Ilyenkor, noha feszélyez bennünket a késésünk, érdemes néhány dolgot megtennünk:

• Amint érzékeljük, hogy késni fogunk, értesítsük róla a partnerünket! Még ha udvariasan mosolyog is a másik fél, nem vet jó fényt a későre, ha a találkozó kezdetének időpontjában vagy az időpontot követően 5-10 perccel jelzi, hogy nem érkezik időben.

Ha idejében szólunk, a partnerünknek lehetősége lesz hatékonyan kihasználni – nem csak elütni – a késésünk okozta időt: elintézhet egy-két telefont, e-mailt, egy rövid megbeszélést, ezért értékelni fogja a figyelmességünket.

• Mondjunk igazat arra vonatkozóan, várhatóan mikor érkezünk. Az „öt perc múlva ott vagyok” – majd 20 percet késni – nem jó politika. Egy késéssel így kétszer kockáztatjuk a szavahihetőségünket és a hitelességünket.

• A késésünket sose fogjuk külső tényezőre, hacsak nem igaz. (A forgalmi dugó csak akkor akadályoz, ha idejében elindultunk.)

• Miután megérkeztünk, röviden kérjünk ismét elnézést, de ne magyarázkodjunk.

Mindannyiunknak vannak olyan ismerősei, akik szívesen érkeznek meg mindenhová jóval korábban, és olyanok is, akik legjobb szándékuk ellenére szinte sosem érnek oda sehová idejében.

Ha számunkra különösen fontos a pontosság, ezt – még a találkozó megbeszélése során – nyugodtan mondjuk meg udvariasan a másik félnek, mint ahogyan az is fontos lehet, hogy előre tisztázzuk, milyen hosszú megbeszélésre van időnk.

Fontos szem előtt tartanunk, hogy a pontossághoz, késéshez való viszony kultúránként és országonként más és más lehet. A kultúrák közötti differenciákat a protokoll szabályai már régen összefésülték, kialakítva olyan intézményeket, mint például a „percnyi pontosság” vagy a „megengedett késés”. Amennyiben azonban külföldi üzleti partnereink vannak, érdemes megismerkednünk a pontossághoz való viszonyukkal és az egyéb üzleti és nem üzleti szokásaikkal is.

Ha üzleti megbeszélésről van szó, különösen, ha még nem ismerjük a másik partnert, a „percnyi pontosság” kötelező. (Üzleti ebéd, kávézás esetén, ha mi hívtuk meg partnerünket, érkezzünk pár perccel korábban, így meg tudunk győződni arról, minden rendben van-e, van-e hely, megfelelő-e az asztal… Sok dolognál, például az üzleti ebédek estében is megdőlt már néhány korábbi dogma.)

Az üzleti életben sose feledjük: „az idő pénz”, ráadásul, aki a másik idejével nagyvonalúan bánik, az egyetlen olyan dologgal nagyvonalú, amely helyett nem adhat másikat. Senkinek nem adhatunk még 20 perccel hosszabb napot, ha elkéstünk egy találkozóról. A későnek pedig azt is tudomásul kell vennie, hogy késése okán az adott megbeszélés vagy tárgyalás nem lesz feltétlenül arányosan hosszabb, mint ahogyan a mozifilmet sem kezdik el elölről vetíteni a késők kedvéért.

dr. Erdős Zsuzsanna etikett-tanácsadó és coach www.erdosetikett.hu