Túl sok a feladat?  Veszélyben a hatékonyság?

2018. január 10. szerda - 07:30 / piacesprofit.hu
  •    

A munkatársak több projektcsapatban való párhuzamos tevékenysége révén a szervezetek nagyobb sikerrel tudják megoldani a problémáikat, és jobban meg tudják osztani a szervezeti tudást. Ugyanakkor az egyidejűleg több projektben való részvétel konfliktusokkal és azokból eredően kockázatokkal is járhat.

Még meg sem száradt a nyomdafesték Mark Mortensen és Heidi K. Gardner, „The overcommitted organization” („A magát túlvállaló szervezet”) című, a Harvard Business Review 2017. szeptember–októberi számában megjelent cikkén, amikor a brit HR Kamara, a CIPD már meg is osztotta azt a 140 000 főt számláló nemzetközi tagságával. Engedjék meg, hogy mint e tagok egyike, én is továbbadjam e hasznos tudást Önöknek!

Az említett cikk központi üzenete az, hogy a munkatársak több projektcsapatban való párhuzamos tevékenysége révén a szervezetek nagyobb sikerrel tudják megoldani a problémáikat, és jobban meg tudják osztani a szervezeti tudást. Ugyanakkor ez az ún. „multi-teaming” (az egyidejűleg több projektben való részvétel) konfliktusokkal és azokból eredően kockázatokkal is járhat. A vezetők ezeket a kockázatokat bizalomépítéssel, az együttműködés koordinálásának javításával és a közös tanulást akadályozó tényezők lebontásával tudják elhárítani.

százkezű ember, sok mindent csinál egyszerre

Kép: FreeDigitalPhotos/iosphere

Mortensen és Gardner cikkükben a multi-teaming jelenség előnyeit és kihívásait széles körű kutatásaikra támaszkodva vizsgálják, és megállapítják, hogy a gyakorlat meglehetősen elterjedt, ami – az esetleges hátrányok mellett – a multi-teaming pozitív jelentőségét bizonyítja.

Az okok, amelyek miatt a több párhuzamos projekten való munka előnyt jelent:

  • A sokféle tudás és tapasztalat kombinálásával a projektcsapatok könnyebben tudnak komplex problémákat megoldani
  • A multi-teaming költséghatékony, mivel a szervezet az erőforrások felhasználásának idejét az igényeknek megfelelően tudja beosztani, így csökken a kihasználatlan idő.
  • A multi-teaming a tehetséggondozás és a munkaerő-megtartás eszköze is lehet.
Ha nem tesz jót az agynak a multitasking
Az online összekapcsolódottság miatt minden nap rengeteg alkalmunk van arra, hogy e-mailekkel, csetüzenetekkel fecséreljük el az időnket, és ne haladjunk a tényleges munkánkkal. Új divat köszöntött be: vannak, akik sportot űznek abból, hogy minimális e-mail-forgalmat bonyolítsanak. Naponta maximum ötöt írnak.

A multi-teaming okozta esetleges kihívások:

  • Nehéz minden esetben zökkenőmentesen biztosítani a megfelelő szakértelemmel rendelkező munkatárs részvételét egy-egy projekten – előfordulhatnak ütközések és késések. (Több projekt is függhet egyazon, speciális tudással rendelkező személytől.)
  • A projekttagok számára a több projektben való részvétel időbeli megszervezése és a különböző projektmenedzsereknek való megfelelés stresszt okozhat.
  • Egyes tagok esetleg annyira leterheltekké válnak a több projektben való részvételük által, hogy pont a tudásmegosztásra nem jut idejük, és ezáltal a szervezet nem élvezi a multi-teaming gyakorlat előnyeit.

Mi a megoldás?

Projektmenedzserek számára:

Csapatépítés: már az indulásnál adjon teret a csapattagoknak egymás megismerésére, a kölcsönös bizalom kialakítására, a célok és várakozások, valamint a szerepek és felelősségek tisztázására; teremtsen nyílt légkört, amelyben helye van a visszajelzésnek.

Térképezze fel a csapattagok tudását és készségeit a rendelkezésre álló szakértelem optimális kihasználhatósága érdekében. Ez az egymástól való tanulást, az egymás mentorálását is elősegíti.

Hangolja össze a csapatok időbeli együttműködését. Beszéljen nyíltan az esetleges prioritások közötti ellentétről, és vonja be a csapatot a megoldásba a konfliktusok elkerülése érdekében. Minden lehetséges csatornát használjon a csapattal való kommunikáció során a projekt előrehaladásával és a határidők betartásával kapcsolatban.

PE-GTK Üzleti Tudásközpont
A PE-GTK Üzleti Tudásközpont 21. századi szaktudást nyújtó, széles körű és versenyelőnyt növelő képzés-fejlesztési programot kínál a régió vállalkozásainak a gazdasági élet legfőbb területein. Nyílt képzésekkel és előzetes igényfelmérés alapján kialakított, testre szabott megoldásokkal támogatják partnereiket.

Szervezeti vezetők számára:

Támogassa a tudás áramlásának folyamatát, figyeljen arra, hogy ne maradjanak elszigetelt projektcsapatok, s ha mégis adódnak ilyenek, találjon módot ezek bevonására is. Tegye világossá, hogy a tudástranszfert a mindennapi működés értékes részének tekinti, és pl. jutalmazza a tudásmegosztásnak köszönhető sikereket.

Tompítsa az esetleges sokkhatásokat, amelyek a csapattagok más csapatokhoz való csatlakozásából eredhetnek. Ez elérhető pl. egy hosszú távú, lassabban haladó projektben való tevékenykedés és egy-egy rövidebb, azonnali igényt kielégítő projektben való részvétel összehangolásával.

A több projekten párhuzamosan dolgozó emberek egyszerre tudják a saját és a vállalatuk fejlődését biztosítani, miközben munkájuk révén értéket és elégedettséget teremtenek. Ehhez azonban a projektvezetők és a szervezeti vezetők részéről tudatos kockázatkezelésre, koordinálásra, az akadályok elhárítására és a bizalmat erősítő csapatépítésre van szükség.

Szerző:

Makkay-Chambers Adrienne

Pannon Egyetem-Gazdaságtudományi Kar

Üzleti Tudásközpont vezető

Szerzőnkről
M_C_Adrienne_kisMakkay-Chambers Adrienne a PE-GTK Üzleti Tudásközpontjának vezetője. Első diplomáját az ELTE BTK-án szerezte, majd hosszú ideig Angliában élt. Magyarországra visszatérve a Deloitte menedzsment-tanácsadója, majd közép-európai regionális képzési vezetője lett. 2002 óta szabadúszó trénerként, tanácsadóként és coachként dolgozik Európa-szerte. Posztgraduális diplomát szerzett Human Resource Development téren a londoni BPP Universityn, ahol évekig tanított is képzés-fejlesztést és HR-t. A CIPD (brit HR kamara) és a Wilson Learning akkreditált trénere; tagja a Magyarországi Brit Kereskedelmi Kamara elnökségének, a CIPD-nek, valamint a magyar Humán Szakemberek Országos Szövetségének.
Cégvezetés & irányítás
Kedves Olvasónk!
Ha érdekli ez a téma, és szeretne heti hírlevelet kapni a témában, vagy értesítést a megjelent új cikkekről, kérjük, adja meg nevét és e-mail címét!

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor