Az informatikai rendszerek filozófiája az, hogy egy meghatározott technológia mentén irányítják és ellenőrzik a folyamatokat, nem pedig - mint a hagyományos könyvelőprogramok - utólag regisztrálják a már bekövetkezett eseményeket. Az általuk tárolt adatok tehát időszinkronban vannak a technológiai folyamatokkal, vagyis minden pillanatban pontos tükörképét adják a fizikai valóságnak. Ezért a számítógépes rendszerben leképezett eljárásokon, algoritmusok alkalmazásán keresztül a fizikai folyamatokban dolgozó munkatársak tényleges és automatikus támogatást kapnak a rendszertől. Különösen ott nélkülözhetetlen ez, ahol bonyolultabbak a feladatok, illetve ahol a munkatársak fizikailag távol vannak egymástól.
Kezdő lépések
A fuvarozás, szállítmányozás tipikusan az az ágazat, ahol a munkatársak többsége az utakon van, így ma már a munkafolyamat ésszerűsítése és ezáltal a költségek csökkentése elképzelhetetlen az információs technológia korszerű eszközei nélkül.
De miről is van szó, melyek azok az eszközök, amelyekre az európai fuvarpiacon egyre élesebb versenyben egy fejlődni akaró és piacképes vállalkozás számíthat? A kezdő lépést jelentheti a fuvarszervező szoftver beszerzése. A logisztikai modul mellett ezek a programok általában számlázó és ügyviteli elemeket is tartalmaznak, amelyek segítségével így együtt tehetők hatékonyabbá a fuvarszervezői feladatok, az elszámolások, a számlázás, illetve az adminisztrációs tevékenységek. Továbbá a szoftver által pillanatok alatt előállítható különféle jelentések is segítségre lehetnek a napi, illetve a vezetői döntésekben.
Egy ilyen program már 100-200 ezer forinttól beszerezhető, vagyis egy kisvállalkozás költségvetésében sem jelentős tétel. Felső határ természetesen nincs, hiszen a fuvarszervező szoftvertől hamar el lehet jutni egy integrált vállalatirányítási rendszer alkalmazásáig, ami 1,5 milliótól több millió forintba is kerülhet.
Nemcsak a fuvarozásban, hanem a magánautóknál is egyre jobban terjednek az úgynevezett GPS-ek (Global Positioning System). A globális helyzetmeghatározó rendszer 24 műholddal működik, melyek jeleket sugároznak a Földre, ezeket a GPS-vevő képes feldolgozni, és a saját pozícióját (szélességi és hosszúsági fok) a földfelszín bármely pontján és bármikor, az időjárástól függetlenül, gyorsan és viszonylag kis költségráfordítással meghatározni. Az alapeszköznek vannak már kifejezetten a szállítmányozási cégek számára továbbfejlesztett változatai. Ezek lényege, hogy a műholdas gépjárműkövető és irányítórendszer kiegészül a mobilszolgáltatás alapját jelentő GSM-mel és az internetes technológiákkal, és a három technológia együttes felhasználása megoldja a flottafelügyeletet.
A GPS-ek ára is tág határok között mozog, hiszen a legegyszerűbb készülék már 60-80 ezer forintért beszerethető, míg egy flottakövető és navigációs rendszer, szolgáltatófüggetlen, saját központtal ára akár a milliós nagyságrendet is elérheti. De a flottakövetés havi előfizetéssel is igénybe vehető a mobilszolgáltatóktól.
Nemcsak a fuvarozó, hanem általában a járműparkkal rendelkező vállalatok körében egyre elterjedtebb az úgynevezett járműkontroll, melyhez a lopást megelőző funkció mellett olyan szolgáltatások is kapcsolódhatnak a műholdas nyomkövető rendszerekben, mint például a digitális menetlevél, az úgynevezett üzemanyag-menedzsment, a kilométeróra állásának és az üzemórának a mérése, tehát a teljes körű munkaerő-kontroll, illetve flottamenedzsment. A digitális menetlevelekben rögzített adatok kinyomtatásával csökkenthető a járművezető adminisztrációs munkája, és nem utolsósorban a cég működési költsége.
#page#
Internetes piac
Nem ágazatspecifikus, de ha a szállítmányozásban használt informatikai megoldásokat vesszük sorra, nem kihagyható az interneten zajló piacszerzés, az e-kereskedelem. Tudomásul kell venni, hogy aki első lépésben a beérkező elektronikus leveleit nem ellenőrzi rendszeresen, saját magát szorítja ki a piacról. Hiszen - és ennek felismerése a második lépés - az Európai Unió legtöbb tagállamában a versenytársak már eljutottak odáig, hogy a fuvarajánlatok és a szabad kapacitással rendelkező gépjárművek egy közös elektronikus interaktív piactéren találkoznak, és az a szállító viszi el az üzletet, aki a megfelelő időben a legjobb árajánlatot nyújtja az aktuális munkára. A versenytársak többsége éves regisztrációs díj ellenében nem azt várja, hogy a rendszer majd automatikusan ellátja őt fuvarajánlatokkal, és személyre szabottan kap például egy SMS-t. Hanem azt, hogy az elektronikus rendszer tagjaként felteheti a szabad kapacitásait, pusztán azért, hogy ott releváns információ legyen a mozgósítható fuvareszközökről. Ilyen portál, ahol a fuvarozási feladatokhoz interaktív árverés formájában lehet hozzájutni, már magyar nyelven is működik, több is, érdemes tehát kipróbálni őket, hogy melyik az ismertebb és a hatékonyabb.
L. R.
