Fontos azonban, hogy a munkáltatónak minden esetben be kell tartania az információs önrendelkezésről szóló törvény valamint a munka törvénykönyve szabályozásait. A jogkövető magatartás, és a megnövekedett social média használat összeegyeztetése új kihívások elé állítja a munkáltatókat – összegez Torsten Braner, a Taylor Wessing e|n|w|c nemzetközi ügyvédi iroda munkatársa.

A munkáltatónak a foglalkoztatás egyik szakaszában sem szabad figyelmen kívül hagynia a törvény előírásait. Az információs önrendelkezési jogról szóló törvény illetve a munka törvénykönyve szerint a munkáltatónak (mint adatkezelőnek) minden helyzetben szem előtt kell tartania az adatvédelmi elveket, mikor a dolgozók személyes adatainak kezeléséről van szó. Bizalmasan kezelendők a pályázók adatai – még abban az esetben is, ha sikertelen a felvétel, a jelenlegi és korábbi alkalmazottak adatai, azok az információk, amelyek ügynökségeken keresztül, vagy alkalmi munkavállalás során kerülnek a cég birtokába, sőt, azok személyes adatai is védettek, akik tapasztalatszerzés céljából gyakornokként töltöttek időt a vállalatnál.

Toborzás a közösségi térben

Közösségi oldalak: nem kockázatmentes

A munkáltatók részéről a közösségi oldalakon található adatok felhasználása a toborzás szakaszában a leggyakoribb, különösen akkor, ha azon hirdetést adtak fel, vagy már a potenciális jelöltek rostálása van folyamatban. Egyre népszerűbb, hogy a vállalatok a közösségi platformokon hirdetnek meg egy-egy állást, a Facebook, a Twitter és a LinkedIn a legkedveltebb. Az is gyakori, hogy amennyiben hagyományos módon teszik közzé az álláshirdetést, a social médiát annak népszerűsítésére, megosztására alkalmazzák, ezáltal szélesebb közönséghez eljuttatva azt.

„Akármilyen csatornát is válasszunk, nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy az adatvédelmi szabályokat szem előtt kell tartani” – figyelmeztet Torsten Braner. „Személyes adat kizárólag meghatározott célból és csak e cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető, továbbá az ilyen adat kezeléséhez az érintettnek hozzá kell járulnia. Ezért bármely internetes álláshirdetés esetében fel kell tüntetni, hogy milyen célból és milyen módon gyűjti, kezeli és semmisíti meg a személyes adatokat a cég, valamint azt, hogy pontosan mely személyek jogosultak az adatkezelésre. Ha a sikertelen pályázók adatait továbbra is tárolni kívánja a munkáltató vagy a személyes adatokat egy harmadik fél felé továbbítja (pl.: egy partner cég felé), ezt is jelezni kell az érintettek felé. Sőt, ha kérdéseket teszünk fel a jelölteknek a közösségi oldalakon, azoknak relevánsnak kell lenniük a felvételi folyamat szempontjából, és amennyire csak lehetséges, kapcsolódniuk kell a betöltendő pozíció keretében ellátandó feladatokhoz.” – emeli ki a közösségi jogász.

A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást az érintett vissza is vonhatja, éppen ezért fontos, hogy az adatot kezelni kívánó cég saját elérhetőségét is közzétegye.

Legális, de kockázatos lehet

Egyre gyakoribb, hogy a munkáltató az „online önéletrajzokhoz” (közösségi média profilok) fordul, hogy minél több információt megtudjon az ideális jelöltről. A különböző közösségi oldalak ilyen célú használata legális, azonban fontos tudni, hogy az adatkezelés szabályait ilyenkor is be kell tartani, és az így összegyűjtött adatok semmilyen más célra nem használhatóak fel. „Emellett véleményem szerint érdemes jelezni a potenciális jelentkezők felé, hogy a munkáltató a nyilvánosan hozzáférhető közösségi média profilokat is megtekinti a szűrés során” – mondja Torsten Braner „Munkajogi szempontból a fő buktató a munkáltató számára, hogy a közösségi oldalakról szerzett személyes adatok kapcsán a jelentkező panaszt tehet az esetleges hátrányos megkülönböztetés miatt. Ezért is fontos, hogy a munkaadó semmiképp ne diszkriminálja a jelentkezőket az előzetes felvételi szűrés során megszerzett adatok alapján.” – mutat rá a Taylor Wessing e|n|w|c szakértője.

Például, ha valakinek a profiljából kiderül, hogy mélyen vallásos, és a munkáltató végül nem őt választja, a sikertelen pályázó diszkriminációra hivatkozva bírósághoz fordulhat. Bár sokan nem korlátozzák a hozzáférést a közösségi oldalakon létrehozott profiljukhoz, fontos megjegyezni, hogy ez nem tekinthető hozzájárulásnak az ott található különféle adatok bármilyen célra történő felhasználásához. A munka törvénykönyve szerint csak a munkaviszony létesítésével, teljesítésével kapcsolatos adat kérhető a potenciális munkavállalótól és a felvételi folyamatban is csak ilyen adat használható fel, ezért a közösségi oldalakon található egyéb adatok nem alkalmazhatóak jogszerűen a szűrési folyamat során. Kiemelten fontos, hogy mindenki , aki részt vesz a kiválasztás folyamatában, és ezáltal hozzáfér a közösségi oldalakon található személyes adatokhoz, ismerje az adatvédelmi törvény előírásait. Ennek érdekében érdemes átfogó adatvédelmi témájú tréninget szervezni az adott munkáltatónál. Így minimálisra csökkenthető a törvénysértés kockázata és annak lehetősége, hogy a fellelt adatok alapján történik diszkriminatív döntés.

Napi szintű probléma lehet

Ma már sok vállalkozás üzleti modelljének kulcsfontosságú eleme a közösségi média használata, így nagy a valószínűsége annak, hogy a munkavállalók adatait is felhasználják e folyamat során. A munkavállalók azon személyes adatainak tárolása, melyet a közösségi oldalakról gyűjt össze a munkáltató, jogellenes adatkezelésnek minősülhet. Ezért nagyon fontos, hogy a munkáltató jól megfontolja, milyen személyes adatokat kezel, azokat hogyan és mennyi ideig tárolja. Amennyiben a munkáltató valamelyik munkavállaló személyes adatait fel kívánja használni saját közösségi profilján, az érintettől minden esetben hozzájárulást kell kérni a közzétételt megelőzően. Emellett az is valószínű, hogy a munkavállalók tudomására jutnak személyes információk, adatok ügyfelekről, illetve más partnerekről. Világossá kell tenni a dolgozók számára, hogy ezeket az adatokat az érintett fél beleegyezése nélkül nem tehetik közzé online közösségi felületeken.

„Egyre fontosabb, hogy a munkatársak egyfajta képzést kapjanak a social média jogszerű használatáról, a munkáltatónak pedig ki kell alakítani egy erős, jól kommunikálható szabályozást, cégpolitikát a munkavállalók közösségi média használatára vonatkozóan” – javasolja a Taylor Wessing e|n|w|c jogásza. „Ebben meg kell határozni a közösségi oldalakon közzétehető információkra vonatkozó korlátozásokat, illetve a szabályok megszegése esetén eszközölt szankciókat.” A munkaadónak a munkaviszony megszűnését követően is szem előtt kell tartani az adatvédelmi törvény vonatkozó előírásait és annak megfelelően kell eljárnia. Ezek az előírások egyaránt vonatkoznak a közösségi oldalakról összegyűjtött információkra és az összes olyan személyes adatra, ami a munkavégzés során a cég birtokába került.