A versenyképesség fenntartásának ma elengedhetetlen feltétele a hatékonyság, a rugalmasság, a megbízhatóság és a profitabilitás javítása. Az outsourcing (kiszervezett szolgáltatások) megoldások segítségével egyre több vállalat éri el, hogy a bizonytalan, változó piaci környezetben is biztosítsa kiszámítható, nyereséges működését. (Jó példa lehet kisebb cégek számára a nyomtatási szolgáltatások kiszervezése.) Az outsourcing alapelve világos: a vállalat csak a profiljába vágó legfontosabb tevékenységeket végezze el, minden mást külső cégekre bízhat. Az outsourcing fejlődéstörténete érdekes és jelentős, mert a vállalati tevékenység lényegi részeit nem érintő munkák után a főfunkciók területén terjedt el. Ma már ezzel kapcsolatban jelentős tapasztalatok állnak rendelkezésre, kiforrott technikák között választhatunk.

Kép:PixelSoftec

A statisztikák szerint a kiszervezési módok telítődtek a piacon és az eredmények egyre kevésbé biztatóak. A kiszervezéseknek legalább a fele nem hozza meg a hozzá fűzött reményt, 80 százalékuk pedig nem jár anyagi megtakarítással. A sikertelenség fő oka abban keresendő, hogy nem létezik egy egységes, elfogadott vevői értékrend. A pénznek még mindig döntő szerepe van az üzlet megköttetésében, de egyre nagyobb a hangsúly a hozzáadott értéken. A járulékos feladatok teljes vagy részleges kihelyezése hatékony, nemegyszer a túlélést lehetővé tevő megoldás. A kiszervező vállalatoknak ismerniük kell az ügyfél igényeit, és le kell szögezniük a kiközvetített dolgozók pontos feladatát. Ha ez hiányzik a szerződésből, az outsourcing nem lesz eredményes.

A magyar piacon 2008 óta jelenlevő Accace a közép-kelet-európai régió meghatározó outsourcing és tanácsadó cége a partnerei körében felmérést készített. Az eredmények azt mutatják, hogy évről-évre növekszik a kiszervezés népszerűsége a legkülönbözőbb méretű vállalatok körében. A román, ukrán, lengyel és magyar vállalatok bevonásával végzett felmérés eredményeiből kiderül, hogy a válaszadók döntő többsége, 65 százaléka gondolja az outsourcingot a belső vállalati megoldásoknál költséghatékonyabb eszköznek. A válaszadók elsősorban a csökkenő költségekben, valamint a külső tudás és erőforrások hasznosításában látják a kiszervezés előnyeit.
- Ezek mellett a kiszervezés legfőbb előnye a felelősség átruházása; hiszen az ügyfél átruházza az elvárt minőség és eredményesség reményében a felelősségét a szolgáltatóra - tette hozzá Nemecz István, az Accace ügyvezetője.

Az előnyök számbavétele mellett az is fontos, hogy a vállalat előzetesen felmérje: számára milyen előnnyel bír a kiszervezés lehetősége, és milyen hasznot várhat ettől a szolgáltatástól. Az Accace tapasztalatai alapján ugyanis a leggyakoribb kockázat a rossz outsourcing szolgáltató kiválasztása. A cégeknek nagyon alaposan meg kell vizsgálniuk a lehetséges szolgáltatót és nem csupán az első benyomásnak engedve dönteni az új partner felől. Érdemes időt fektetni a megfelelő partner kiválasztásába, ellátogatni a kiszemelt cég irodájába, és egy személyes találkozó keretében meggyőződni a dedikálni kívánt csapat felkészültségéről.
- Kulcsfontosságú tényező a biztonsági előírások ellenőrzése a cégnél mind technikai, mind IT vonalon - figyelmeztet Nemecz István. Például érdemes a potenciális szolgáltatóval elvégeztetni egy elemzést a saját cég biztonsági rendszerével kapcsolatosan, hogy az megfelel-e a pl. ISO 27001-es előírásoknak.

A kiszervezésre történő áttérés még egy közepes méretű vállalat esetében is összetett feladat. Az átállási folyamatot az elejétől kezdve jelentős tapasztalattal bíró, jól képzett szakemberekkel kell levezényelni, megfelelő eszközök és információtechnológiai háttér segítségével. Az átvételi folyamatot egy alapos tervezésnek kell megelőznie, amely folyamatos végigkövetéssel és állandó monitorozással segíti az átállást egy, a várakozások szerint hatékonyabb és rugalmasabb működésre.

Kiszervezni, de hogyan?

A sikeres kiszervezés feltétele, hogy a megbízó vállalat és outsourcing partnere között integrált együttműködés jöjjön létre, ahol a szolgáltató aktívan részt vesz a mindennapi operációban (könyvelés, számlázás, stb.), minden érintett fél ugyanazokhoz a naprakész adatbázisokhoz fér hozzá, ugyanabból a rendszerből dolgozik - magyarázza Sándor Zsolt, a Deloitte CRS Kft. igazgatója. Ez az állapot ma már igen költséghatékony módon megteremthető, például felhő alapú informatikai megoldásokkal, vagy ASP (application service providing) / SAAS (software as a service) rendszerekben, ahol az adminisztráció ellátásához szükséges szoftver- és hardver-infrastruktúra az outsourcing partnernél, vagy az erre specializált szolgáltatónál fut. A megoldás azért is költséghatékony, mert a cégeknek ezzel kapcsolatban semmilyen külön, egyszeri infrastrukturális beruházásra nem kell áldoznia, mivel a költségek hosszú távon épülnek be a szolgáltatási díjba.

A vállalkozások gyakori félelme, hogy a kiszervezéssel elveszítik az üzleti információik feletti kontrollt, mert nem tudhatják, mi történik az adataikkal, ki és hogyan férhet hozzá azokhoz. Ezek az aggodalmak ma már feleslegesek, hiszen az újabb rendszerek hardveres és szoftveres rendelkezésre állásának biztosítása és az adatbiztonság megteremtésének feladata is a szolgáltatót terheli, ami az erre specializálódott vállalkozásoknál, vagy a komoly outsourcing partnereknél jóval magasabb szinten biztosítható annál, mint amit a folyamatokat kiszervező cég egyébként önmagától megvalósítana.