Nem számít, milyen kiválóan iskolázottak a csapat tagjai, vagy mennyire jól szervezett a munkamenet, sőt, az is kevés, ha mindenki szenvedélyesen hisz az adott projektben. Ha az alábbiak nincsenek rendben, elfelejthetjük az igazi hatékonyságot, különösen, ha valamilyen egyedi projektre formálódó csapatról van szó.
Egyértelmű szereposztás
A csoport tagjainak a csapatban játszott szerepe nem biztos, hogy megegyezik a hierarchiában betöltött helyükkel. Például egy középvezető a napi munka során lehet egy adott projekt vezetője, ahol ebben az esetben a vezető végrehajtó - vagy mondjuk forrásszerző - szerepet kap, ami a beosztásához képest kisebb "sarzsit" jelent. (A csapatszerepek fontosságáról és a csapat összeállításáról ld. keretes írásunkat.)
A pontos szereposztás segít, hogy mindenki megtalálja a helyét, szerepét a csapatban, és komolyan vegye a rá osztott feladatokat. Nem utolsó sorban ha tiszta, hogy kinek mi a dolga, az segít abban is, hogy a csapat vezetőjének irányelveit és útmutatását fenntartások nélkül mindenki elfogadja.
Felelősség és elszámoltathatóság
A csapat feladatköreinek meghatározása mellett nagyon fontos, hogy világos legyen, ki miért felelős, mik a napi teendők, kit mikor, miért lehet és kell elszámoltatni. Na és persze, hogy ki kit kérhet számon. Vannak olyan szoftverek, melyek segítenek a nyomon követésben, és egyszerűen átláthatóvá teszik a folyamatokat. A határidők, részfeladatok, felelősök átláthatósága segít a csapatnak naprakészen követni az egész projekt folyamatát.
Szabályozott, de rugalmas időkeret
Fontos szabályozni az egyes feladatokra fordítandó időt is. Ez abban segít, hogy a tagok tudják tervezni az adott projekttel kapcsolatos és egyéb teendőik beosztását a maguk számára. Ha összecsúsznak a feladatok és határidők, az túlterheltséghez vezethet. Legyen felelőse annak, hogy ez a menetrend zökkenőmentes legyen, és az illető vizsgálja felül azt időközönként a terveket, hiszen szükség lehet arra, hogy újraütemezzük a dolgokat.
A napi kommunikáció gyakran a csapat sikeres működésének elengedhetetlen része, de ez egy nagyobb csapat esetében már egyáltalán nem egyszerű. Például ha a vállalatnál kereszt funkciókat látunk el a csapat más tagjaival, nem egy részlegen dolgozunk és a feladatok többségénél egyáltalán nincs közös ügyünk, szinte nem is beszélünk, vagy, ha egyszerűen más időbeosztásban dolgozunk mint a csapat más tagjai, az komoly kommunikációs fennakadásokhoz vezethet. Ezért körültekintően kell kiválasztani azt a kommunikációs módszert, ami a csapat minden tagját gördülékenyen eléri. E-mail, videómeeting, esetleg kettő kombinációja? A legfontosabb az, hogy a csapat minden tagja napi szinten használja a kiválasztott kommunikációs eszközt.
Valódi visszajelzés
Egy jó csapatban fontos a rendszeres visszacsatolás. Ez ideális esetben magában foglalja a visszajelzést az egyes csoporttagoknak az elvégzett munkájukról, és a csapat egészének előrehaladásról. Hogy erre milyen gyakran van szükség, az a projekt hosszától is függ. Egy pár hetes ügy esetében praktikus a napi visszajelzés, egy éves, vagy még hosszabb projektnél viszont nyilván elég a több hetes, vagy havi reakció.
A reakciók fő felelőse persze a csapat vezetője, de őt is ellenőrizni kell, így, különösen ha nem egy vállalati osztályról, hanem valódi projekt csapatról van szó, amely valószínűleg kevésbé formálisan működik, mint a cég egésze, a visszajelzés érkezhet a csapat bármely tagjától. A legpraktikusabb az úgynevezett 360 fokos információáramlás, ahol mindenkinek van lehetősége visszacsatolásra, függetlenül attól, hogy hol helyezkedik el a csapatban vagy a hierarchiában. A visszajelzések lehetővé teszik, hogy a projektek ne fussanak mellékvágányra, minimális legyen a hibás lépések lehetősége.
Hogy hogyan adjunk, és hogyan fogadjunk jól visszajelzést, arról itt olvashat bővebben.
Világos cél
Győződjünk meg róla, hogy a csapat tagjai alaposan megértsék a közös célt. Annak érdekében, hogy ezt folyamatosan szem előtt tudják tartani, és motiváltak maradjanak, a csapat vezetője néha emlékeztetőt küldhet, mintegy pozitív megerősítésként arról, hogy miért is dolgozik együtt az adott team. A motiváció fenntartása sokkal könnyebb viszont úgy, ha nem csak a távlati víziót látjuk magunk előtt, hanem a köztes célokat is. Állítsunk mérföldköveket és ne feledkezzünk meg a részsikerek megünnepléséről sem, miközben szemünket a végső, tiszta célra szegezzük. (Hogy hogyan tűzzünk ki megvalósítható célokat, arról itt olvashat.)
Forrás: Open Forum
