Kép: PP-archív

A hasznosság vagy haszontalanság a meeting célja szempontjából minősíthető. A meeting célja, amiről érdemes beszélni, a döntéshozatal. Az információcserét szolgáló meeting általában a belső (formális és informális) információáramlás hiányosságait pótolja. Ebben az esetben az lehet a cél, hogy minél gyorsabb és hatékonyabb legyen – magyarázza szakértőnk, Beck György tréner.

3. A jó meeting = megfelelő helyszín

Leírom az ideális helyszínt, mely a helyi adottságoktól függően változhat. Érdemes törekedni arra, hogy minél inkább érvényesülni tudjanak az indoklásokban leírt alapelvek, melyek ismét csak a kölcsönös tisztelet és bizalom fenntartásáról szólnak. Erről itt olvashat bővebben, sorozatunk korábbi részében.

Van néhány alapvető dolog, amire mindenképpen szükség lesz.

• Kör alakú asztal és egyforma székek, ami az egyenrangúságot hangsúlyozza.
• A falon óra – az időkeretek közös nyomon követésére.
• Közös jegyzetelési lehetőség az együtt haladáshoz – ez lehet white board (én nem szeretem a törölhető táblákat, mert nem maradnak meg a közösen készített jegyzetek), interaktív tábla, notebook projektorral, flipchart vagy csomagolópapír.
• Malacpersely a büntetéspénzek beszedésére (ha ez a döntés születik). Sorozatunk büntetésekről és szankciókról szóló részét itt találja.
• Jegyzeteléshez papír, toll, illetve saját laptopok, tabletek stb.,

Ha olyanok is bekapcsolódhatnak, akiket csak az Internet/telefon segítségével lehet bevonni, akkor az ehhez szükséges technológia.

A jó meetinghez elengedhetetlen a tisztelet és bizalom légkörének kialakulása. A táblázatban, ahol értelmezhető, <   > zárójelben utalunk arra, hogy a tisztelet vagy a bizalom fenntartását célozza az adott szabály.

Szabály	Miért is?	Következmény a szabályok megszegésekor
5. Körben ülnek a résztvevők.	A kör az egyenrangúság jele. A hosszúkás asztalok az alá-, fölérendeltséget hangsúlyozzák, főként, ha a főnök ül az asztalfőre.	Más hatása van annak, ha a főnök által elvárt válaszok/információk kerülnek elő, mint ha mindenki szabadon hozzáteheti gondolatait a témához.
6. Aki megszólal, addig beszél megszakítás nélkül, amíg akar.	Biztosítani kell a résztvevőket, hogy meghallgatják őket. Másként fogalmazva ez a szabály a félbeszakítás tilalmát jelenti. Azért, mert valaki elunja, hogy más beszél, nem jogosítja fel arra, hogy félbeszakítsa.	A félbeszakító nem figyel a beszélőre, csak a saját gondolataival van elfoglalva. Ez a nem figyelés is a kölcsönös megbecsülés kárára megy. A félbeszakított beszélő azt érzi, hogy nem hagyták elmondani, ami fontos volt számára.
	E szabály egy alváltozata, hogy aki megszólal, az X ideig beszélhet (háborítatlanul). Ez az idő 30 másodperctől kezdődik egyes iskolák szerint, mondván, amit nem lehet elmondani 30 másodperc alatt, azt nem is érdemes.	A kétkedők megnyugtatására: egy idő után a bőbeszédűek is rátanulnak arra, hogy rövidebben fogalmazzanak. A moderátor fenntarthatja magának a jogot, hogy félbeszakítsa pl. azt, aki harmadszor ismétli el ugyanazt.
7. A jobbról legközelebbi jelentkezőnek, nevén szólítva, továbbadjuk a szót.	És ha átadtuk, akkor már nem vehetjük vissza, azaz ránk is vonatkozik a félbeszakítás tilalma. Ennek lényege, hogy ne a leggyorsabban jelentkezők beszéljenek mindig, hanem mindenkire sor kerülhessen. A moderátor (elnök) feladata, hogy gondoskodjon arról, hogy mindenki biztos lehessen abban, hogy meg fogják hallgatni. A gyorsabban gondolkodók számára ez nem könnyű, de gyakorlat teszi a mestert. A lassabban gondolkodóknak pedig esélyt ad, hogy hozzájáruljanak a témához.	A „mindenki egyszerre beszél” káoszán csak akkor lehet úrrá lenni, ha mindenki figyel a másikra, és mindenki korlátozza vágyait, hogy abban a pillanatban beleszóljon, amikor egy gondolat eszébe jut. Ha mindig a leggyorsabban jelentkező beszél, akkor a megfontoltabban gondolkodók, „lassabbak” nem jutnak szóhoz, ami frusztrációhoz, vitához és végül féloldalas döntésekhez vezet.
	Ez a szabály úgy is használható, hogy a moderátor adja meg a szót a jobbról következő első jelentkezőnek. Erre addig lehet szükség, amíg a csapat begyakorolja a főszabályt.
8. A megértés felelőssége a hallgatóé.	A hallgatóságnak kell erőfeszítést tenni, hogy megértse, amit a beszélő mond. Ha nem érti, kérdezzen vissza, próbálja visszamondani, hogyan értette, minden eszköz megengedett a megértéshez, kivéve azt, hogy „nem értem, amit mondasz”.	A beszélő számára egyértelmű, mit akar mondani. Ha elismétli, attól érthetőbb lesz? E szabály segít abban, hogy mindenki felelősséget vállaljon azért, hogy együtt haladnak a megértés útján, és ezzel is nő a kölcsönös megbecsülés.

Beck György www.emberekkel-suttogo.hu