Még az EU előtti időszakra datálható az a szabály, miszerint, aki Magyarországon gazdasági tevékenységet végez (értsd olyan belföldi teljesítési helyű ügyletet teljesít áfa-törvény szerint, ami nem esik fordított adózás alá), köteles belföldön adószámot kérni. Ez alól csak néhány kivétel létezik és akkor is a törvény többletfeltételt állít fel, ha a külföldi cég meg akarja spórolni a magyar adóregisztrációt. Az áfa regisztráció által a külföldi vállalkozás speciális magyar adószámot kap (az adószámának utolsó két számjegye 51) és magyar áfa alannyá, magyar adózóvá válik, ami azt jelenti, hogy rá is vonatkoznak a magyar áfa-alanyokat érintő kötelezettségek (pl. számlakibocsátás, áfa bevallás beadása, áfa fizetése) és jogok (pl. áfa-visszaigénylés joga).
Adószám igénylése önmagában nem keletkeztet állandó telephelyet belföldön a külföldi cég részére sem áfában, sem társasági adóban (tao) – ezért a külföldi vállalkozásnak „többet kell tennie” belföldön. Az áfa állandó telephely létesítéséhez például az kell, hogy a külföldi cég belföldön helyhez kötött huzamosabb tevékenységet végezzen egy földrajzilag körülhatárolt helyen, úgy, hogy ezen gazdasági tevékenység – székhelyhez képest – önálló folytatásához szükséges feltételek fennálljanak (pl. személyek, eszközök jelenléte). Nem EU-s cégeknek az áfa-regisztrációhoz pénzügyi képviselőt is meg kell bízni. Hasonló szabályok az EU más országaiban is léteznek – írta Sztankó Dániel az RSM-DTM pénzügyi képviseleti csoportvezetője legfrissebb blogbejegyzésében.
Az áfa regisztrációra vonatkozó szabályok nem változtak, sőt hasonló szabályok más EU országokban is léteznek: azok a külföldiek, akik belföldön termékkel kereskednek, vagy belföldre terméket hoznak be – néhány kivételt leszámítva – eddig is kötelesek voltak magyar áfa-regisztrációra. Az, hogy az EKAER bevezetése előtt ezt a szabályt hogyan lehetett ténylegesen végrehajtani, már nehezebb kérdés: az áfa-regisztráció elmulasztása nem mindig került a magyar adóhatóság látókörébe.
Az EKAER bevezetésével sok minden megváltozott
Az EKAER rendelet előírja, hogy aki EU-ból belföldre irányuló Közösségen belüli termékbeszerzést vagy egyéb célú termékbehozatalt hajt végre, annak EKAER számot kell kérni, ha ez útdíjköteles gépjárművel végzett közúti fuvarozással jár (sőt: kockázatos termékek esetén még a nem útdíjköteles gépjárművel végzett közúti fuvarozás is EKAER-köteles). Így, ha például a külföldi cég belföldre hoz be saját terméket, akkor – egyes kivételeket leszámítva – EKAER számot kell kérnie. Ha ezt a terméket belföldről értékesíti, akár Magyarországon belül, akár más tagállamba, akkor megint EKAER számot kell kérnie, ha a termékértékesítés közúti fuvarozással jár. Összefoglalva: a belföldre terméket behozó, azt innen értékesítő külföldi vállalkozásoknak legtöbb esetben EKAER számot kell kérnie.
Hogyan tud EKAER számot igényelni a külföldi cég?
Az EKAER regisztrációhoz először is az áfa-számot kell megigényelni. Ez nem meglepő, hiszen az EKAER-köteles tranzakciók – ritka kivételeket leszámítva – egyben áfa-kötelesek is. Az EKAER rendszer így – közvetve – arra „kényszeríti” a külföldi cégeket, hogy az áfában is jogszerűen járjanak el és áfa-számot igényeljenek.
Sok piaci szereplő felteszi magának azt a kérdést, hogy lehet-e úgy kérni EKAER-számot, hogy ehhez ne kelljen az áfában regisztrálni, hiszen az többlet kötelezettségekkel jár. Egyesek úgy próbálják megkerülni a rendszert, hogy az EKAER számot a külföldi vállalkozás helyett annak belföldi üzleti partnere kéri meg. Ezzel viszont a magyar vállalkozás magát is veszélybe sodorja: valótlan tartalmú EKAER igénylés címén az adóhatóság a belföldi céget is megbüntetheti, hiszen az EKAER számot nem neki kellett kérni, hanem a külföldi vállalkozásnak. Van, aki csak akkor kezd intézkedni áfa-, EKAER-regisztráció iránt, amikor a szállítmány már indulásra készen áll, pedig az áfa és az EKAER regisztrációnak többhetes az átfutása.
Először is mielőbb igényeljenek magyar adószámot, szükség esetén bízzanak meg pénzügyi képviselőt. Majd, ha megvan a magyar adószámuk és a szükséges Ügyfélkapus jogosultságuk is beállításra kerültek – kérjék az ilyen jogosultsággal rendelkező személyt (jellemzően magyar adótanácsadója, könyvelője), hogy az EKAER-rendszerben is regisztrálja be a vállalkozást és ún. másodlagos felhasználókat bízzon meg (a másodlagos felhasználók jellemzően azok a logisztikusok szoktak lenni, akiknek tényleges rálátásuk van a szállítmányok érkezésére/indulására).
Érdemes lehet készíteni egy belső EKAER-kézikönyvet, amely részletezi az egyes tranzakciók áfa és EKAER kezelését, valamint egyes konkrét tennivalókat. Ügyelni kell arra is, hogy az ún. EKAER analitika szinkronban legyen az áfa analitikával, mivel a NAV újabban az EKAER analitikát is bekéri az ellenőrzés során.
Az EKAER és az áfa világa nem könnyű, de az EKAER bevezetése után még hangsúlyozottabban érvényesül a régi adótanácsadói mondás: aki nem áfázik, ráfázik.
