Elsősorban a szükség határozza meg a vállalkozások irodagép-beszerzését: 92 százalékuk nem tervez előre, akkor dönt csak róla, amikor az épp aktuálissá válik (pl. már nem javítható az eszköz, vagy új munkatárs érkezese miatt új gépekre van szükség). Ennek megfelelően az sem jellemző, hogy tudatosan, időről időre modernebbre, hatékonyabbra cserélnék a meglévő berendezéseket. 85 százalékuk addig használja az irodagépeket, amíg működnek, még akkor is, ha az esetleg lassítja a munkafolyamatokat, és csupán a cégek egyharmada szerez be új irodai eszközöket, ha a régiekkel már nem hatékony a munkavégzés – derül ki a Budapest Bank kutatásából.
Tavaly átlagosan 326 ezer forintot költöttek a cégek irodatechnikai eszközökre, 2013-ban már csak 160 ezer forint körüli kiadást terveznek e téren. A jövő évet tekintve a többségük bizonytalan, kétharmaduk nem tudta megmondani, mekkora összeggel számol 2014-re.
Leginkább az asztali számítógépek, monitorok, laptopok esetében gyorsabb a csereidő, de ezeket is csak minden hatodik cég cseréli 2–3 évente, harmaduk 4–10 évente, szintén harmaduk pedig akár ennél is hosszabb időközönként, amikor már használhatatlanná válik az eszköz. A többi berendezést (nyomtatók, szkennerek, fénymásolók) a vállalkozások 20 százaléka cseréli 2–5 éven belül, a túlnyomó többség viszont csak akkor vásárol ezekből újat, ha a régi eszköz már nem hatékony, vagy véglegesen elromlott.
Nemcsak a beszerzési ár számít
Az irodagépek kiválasztásánál is kezd elterjedni a „smart shopping”: a cégek nagy része (78 százalék) már nemcsak azt nézi, hogy mennyibe kerül maga az eszköz, hanem figyelembe veszi a fenntartási költségeket (szervízelés, alkatrészpótlás) is.
A lízing megoldás lehet a váratlan kiadások kezelésére
Az irodatechnikai eszközök vásárlását legtöbben saját forrásból finanszírozzák egyösszegű átutalással (59 százalék) vagy készpénzfizetéssel (45 százalék).
Az irodagép-beszerzéssel járó egyösszegű kiadások arra ösztönzik a vállalkozásokat – főleg a kisebb cégeket –, hogy minél tovább halasszák az eszközvásárlást, pedig az sok esetben már a munkavégzés hatékonyságát is veszélyezteti. Ráadásul az emiatt használhatatlanná váló irodagépek cseréje a legrosszabb pillanatokban okozhat váratlan költségeket. „A válság az irodagép-piacon is éreztette hatását, számos vállalkozás az irodagépek lecserélésének, bővítésének elhalasztásával igyekszik csökkenteni költségeit. A hatékony működésnek ugyanakkor a modern berendezések elengedhetetlen feltételei, ezért dolgoztunk ki egy olyan konstrukciót, amely elsősorban a kisebb cégeknek segítség az új, akár jobb irodai eszközök költséghatékony beszerzésében” – mondta Toldi Balázs, a Budapest Lízing vezérigazgatója.
