Hogyan kontrolláljuk a munkát a cégben?

Nézzünk egy konkrét esetet, és tegyük fel, hogy nagyon fontos, határidős projekt fog csúszni amiatt, hogy a felelőse nem végezte el a feladatát. Mondjuk, mert nem értett egyet azzal, hogy ez az ő feladata lett volna, és ez csak a határidő napján derült ki. Vajon egy cégvezető mit tehet ilyen helyzetben? Egyvalamit biztosan nem: nem hagyhatja elúszni a projektet, nem hagyhat elúszni egy nagy lehetőséget, mert azon a cég sikere és fizetőképessége múlhat. Az övé a legnagyobb felelősség. Tapasztalataink alapján a cégvezetők többsége ilyen esetekben némi rossz érzés és bosszús tekintet után felgyűrt ingujjal, a homlokon sűrűsödő ráncokkal belevág a feladat elvégzésébe, és időt és energiát nem sajnálva befejezi a projektet. Nem nagyon van más lehetősége, mert pontosan ismeri annak jelentőségét, hogy mi történik, ha az ügyfél lesz elégedetlen. Majd egy hét múlva megismétlődik szinte ugyanez, szinte ugyanúgy...

Van-e más lehetőség? Ha az utolsó pillanatban talán nincs is, hosszú távon mindenképpen. Mit kell tennünk ahhoz, hogy olyan cégünk legyen, ahol az első számú vezető teljes idejében a stratégiával, a kulcsfontosságú partnerkapcsolatok kiépítésével, a cég hosszú távú stabilitásának építésével tud foglalkozni, azzal, ami valójában a feladata lenne? El lehet-e érni azt, hogy képzett vezetők tartsák a kezükben a teljes kontrollt, és a munkatársak hatékonyan termeljenek, és a cégben általános legyen a magas motiváltság, a lojalitás, a becsületesség?

A cél érdekében a legfontosabb, amit egy vezetőnek meg kell tennie, hogy megtanulja jól kontrollálni a folyamatokat és a munkatársakat. És meg kell tanítani a munkatársakat, hogy képesek legyenek maguk is kontrollt gyakorolni saját területük felett. (Ehhez megfelelő információs rendszerre is szükség van. Szakértőnk itt segít, hogy hogy építsünk ilyet magunknak.)

A kontroll formái

Totális kontroll: a totális kontrollal azok a felettesek élnek, akik kevésbé vagy egyáltalán nem bíznak meg a beosztottjaikban, ezért minden mozzanatot ellenőriznek. A totális kontroll a tekintélyelven alapuló vezetési stílushoz köthető, és nem egyeztethető össze a felelősség delegálásával, illetve a közös célmeghatározással

Eredménykontroll: kedvező a motivációra gyakorolt hatása. Hátránya, hogy a negatív irányú eltérések felismerése túl későn történik, és így nincs lehetőség a változtatásra, ezért e hiány kiküszöbölésére gyakran közbenső ellenőrzéseket kell beiktatni

Önkontroll: a beosztott maga ellenőrzi a munkája előrehaladását. Az ellenőrzést végző motiváltsága nagyon erős, és arra törekszik, hogy a célokat elérje. Negatív eltérések esetén a beosztott saját illetékességi körén belül módosító intézkedéseket vezet be. Hátránya, hogy ha az önkontrollt végző hatástalan ellenintézkedéseket tesz, akkor a késedelem miatt már általában a felettese sem tudja javítani az eredményt. Az önkontroll eredményét jelenteni kell a vezetőnek.

Külső kontroll: az ellenőrzést más személyek, főként a felettes végzi a vezetői feladatok részeként. A beosztottak demotiváltságának elkerülésére az ellenőrzés intenzitását és mikéntjét a már elvégzett feladatok határozzák meg. Megvalósítása általában eredménykontroll formájában, a köztes ellenőrzésekkel együtt, beszélgetés keretében történik.

Szúrópróbakontroll: a totális kontroll ellenkezője. Célja, hogy még az eredmények előterében kiderítsék, helyes-e a megvalósítás módja. Fontos a helyes módszer kiválasztása: ha a felettesnek nincsenek kételyei a beosztottak teljesítményét és viselkedését illetően, akkor a bizalom jeleként megbeszélések útján tájékozódik a folyamat állásáról, a várható sikerről és arról, hogy vannak-e, illetve várhatóak-e nehézségek.

Rendszerkontroll: részei a revízió és az időmeghatározás. Jellemzője, hogy a funkciók vagy a személyek ellenőrzése egységesen megadott mérce alapján történik. A motivációra, illetve a frusztrációra gyakorolt hatását tekintve a rendszerkontroll értéksemleges.

Forrás: Wikipédia

De mi is a kontroll pontosan, és miért olyan fontos ez? Sokan kellemetlen gondolatokat társítanak a kontroll, ellenőrzés szavakhoz. Pedig a saját érdekünk is azt diktálja, hogy mindig legyen valaki, aki minden szálat tudatosan kézben tart. De mit jelent ténylegesen egy folyamat kontrollálása? Nézzünk egy példát. Adott egy értékesítő, akinek az a feladata, hogy időpontot egyeztessen, majd elmenjen tárgyalni, és megkösse az üzletet. Először is elindítja a ciklust azzal, hogy felhívja az ügyfelet, majd időpontot egyeztet. Itt már eredményt ért el, de még nem zárta le a folyamatot, hiszen az ő feladata az üzletkötésig tart. Mit tesz tehát ezután? Elmegy az egyeztetett tárgyalásra, majd hatékony kommunikációs technikákat és kifogáskezelést használva meggyőzi az ügyfelet arról, hogy miért kell neki az adott áru vagy szolgáltatás. Miután elérte, hogy az ügyfél akarja a terméket, megköti vele az üzletet. Idáig tartott a feladata, amit sikeresen teljesített. Mi volt az, amit tett? Végig ellenőrzése alatt tartotta a tevékenységet. Elindította a ciklust a telefonnal, majd folytatta azzal, hogy elment a tárgyalásra, és megállította vagy befejezte azzal, hogy eladta a terméket. Vagyis elindította – folytatta – és megállította a folyamatot. Ez a lényeg, ez az, amit kontrollnak hívunk. Teljes ellenőrzés. A feladatok elkezdésével, a dolog folytatásán át a kívánt eredmény eléréséig, vagyis a feladat lezárásáig tart. (Ahhoz, hogy ne vesszünk el teljesen a káoszban, érdemes megtanulni a nyitott ciklus fogalmát.)

Emlékszünk a fenti sürgős és fontos projektre? Ki volt vagy kik voltak azok, akik nem kontrollálták a feladatot? Egyszer az azzal megbízott munkatárs, aki nem fejezte be, sőt talán el sem indította a feladatot, és természetesen a vezető, aki pedig csak elindította, de nem kísérte nyomon, hogy az le is záruljon. Természetesen nem kell mindenkinek ugyanannyi feladatot kontrollálnia, ez a feladatkörétől és a felelősségi körétől függ. Egy azonban biztos: a saját területét egy cégben mindenkinek kontrollálnia kell.

Ez így talán túl egyszerűnek tűnik, de a kontroll képessége sem születik az emberrel, hanem tanulás és gyakorlás útján elsajátítható. Természetesen sok más összetevő együttesen járul hozzá a cég eredményességének növeléséhez, de már ennek az egy eszköznek a használatba vételével hatalmas eredményeket lehet elérni a teljesítések területén.

Nagy Béla Comline Budapest Kft.