Így érhetünk el igazán fontos embereket

Az üzleti életben rengeteg felesleges időt pocsékolunk el azzal, hogy sokszor el kell mondanunk ugyanazt. Részletesen kifejtjük az ajánlatunkat a titkárnőnek, hogy egyáltalán esélyünk legyen eljutni a döntéshozó helyetteséhez és így tovább. A siker egyik kulcsa – különösen az értékesítésben, de akár egy jobb megjelenési lehetőség megszerzésénél is –, hogy a megfelelő emberrel beszélhessünk. A döntéshozókat elérni azonban egyáltalán nem könnyű. Adunk néhány tippet, amivel könnyebb lesz.

Éppen azért, mert a döntéshozókat naponta rengetegen keresik meg mindenféle ajánlattal és kéréssel, sokan közülük nem teszik könnyen hozzáférhetővé az elérhetőségeiket. De még így is annyi a megkeresés, hogy az üzenetek többségére – valójában érthető okokból – egyszerűen nem is válaszolnak a fontos emberek.

Legyen a mi megkeresésünk a kevesek egyike, amire igen!

Kép: SXC

Először is tényleg megfelelő helyre kell címeznünk az üzenetet – hangsúlyozza az Entrepreneur.com szakértője. Bár úgy tűnhet, hogy a fontos emberek kontakt adatai elérhetetlenek, valójában meglepően sok minden fent van az interneten, ha elég kitartóan és ötletesen keresünk.

De nem kell magánnyomozónak állnunk ahhoz, hogy egy cég vezetőjének vagy kulcsemberének címezhessük direktben az e-mailünket! Elég csak megtalálni bárki más címét, aki az adott cégnél dolgozik, erre pedig mondjuk a LinkedIn szinte mindig ad megoldást. Hogy miért segít elérni a vezérigazgatót, ha tudjuk a saleses címét? Mert a cégek többségénél az e-mail címek felépítése minden névnél hasonló. Tehát, ha tudjuk, hogy a [email protected] a bevett szokás az adott vállalatnál, nagy valószínűséggel a vezérigazgató címe is ezen a logikán alapul. Ha máshol nem, a cég honlapjának Kapcsolat, vagy Segítség menüpontjában jó eséllyel legalább egy, nevet tartalmazó e-mail címet találunk majd.

Az emailezés 3 alapszabálya
Az írásbeli kommunikációt az e-mail alaposan megváltoztatta, ennek egyik oka éppen a gyorsasága. Az a tény, hogy gyorsan eljuttathatjuk gondolatainkat, kéréseinket, az elvégzendő feladatot vagy a megoldandó problémát a címzetthez, fura elvárásokat és elegánsnak kevéssé nevezhető viselkedési szokásokat is felszínre hozott. Szakértőnk összeszedte azt a három játékszabályt, amihez érdemes tartani magunkat.
A Gmail Rapportive pluginje is segíthet: ez, ha különböző kombinációkat adunk meg (pl. [email protected], [email protected], [email protected] stb.) megmutatja, hogy ezek közül melyik van használatban.

Oké, küldhetjük a levelet a megfelelő embernek! De hogy érjük el, hogy ne dobja olvasatlanul a kukába?

Az AIDA (attention, interest, desire, action, vagyis figyelemfelkeltés, érdeklődés fenntartása, vágykeltés, cselekvésre sarkallás) formula bevett szokás, amely jól működik a marketingben és az értékesítésben. Befolyásos emberek elérésénél azonban a szakértő szerint van ennél jobb megoldás is a válaszra érdemes üzenet megírásához.

Legyen hiteles!

A magas szintű döntéshozókat elárasztják a levelek és kérések. Nem nagyon tudunk annyira szívhez szólóan kuncsorogni, hogy figyelmet keltsünk. Sokkal nagyobb eséllyel számíthatunk válaszra, ha egyenrangú félként kommunikálunk.

Legyen egyedi!

Persze nem abban az értelemben, hogy egy vicces aláírást biggyesztünk a végére… Hanem hogy amivel megkeressük, azzal tényleg nem egyek leszünk a százból! Meg kell tudnunk fogalmazni, hogy mi az, amiért a mi ügyünk tényleg fontosabb a sok másiknál, amik sorban állnak. Meg kell fogalmazni, hogy mi az a jól átgondolt és kölcsönösen előnyös (!) ok, ami miatt keressük őt.

Legyen rövid!

A fontos emberek elfoglaltak. Akkor sem fognak hosszú leveleket olvasgatni, ha esetleg az alap téma érdekes számukra. És, ha tényleg egyenrangúan fontos felek vagyunk, valószínűleg nekünk sincs időnk egy regény megírására. Ha nem tudjuk elég röviden megfogalmazni a mondandónkat, ne is számítsunk válaszra! A szakértő szerint 100-150 szó az abszolút maximum, amiben össze kell tudnunk foglalni a lényegét bárminek.

Legyen segítőkész!

Ha a levelünk a lehető legegyszerűbbé teszi a címzettnek, hogy válaszoljon rá, sokkal nagyobb esélyünk lesz rá, hogy meg is teszi. Például alakíthatjuk úgy a szöveget, hogy a kérdésünkre igennel vagy nemmel lehessen válaszolni. Még jobb, ha megfogalmazzuk a konkrét válaszlehetőségeket, így az igen vagy nem-ből könnyen igen vagy igen-es alternatívát kínálhatunk. Például szeretnénk személyesen beszélni az illetővel. A kérdés hangozhat úgy: találkozhatnánk valamikor? De úgyis: kérem jelezze, melyik az alkalmasabb Önnek: ha felhívom kedden délelőtt, vagy, ha személyesen találkozunk a hét második felében.

Persze akárhogy igyekszünk, ne várjuk, hogy minden hideg megkeresésünkre választ kapunk majd. De a jó helyre célzott és jól megfogalmazott üzenettel nagyságrendekkel javulhat a válaszadási arány.

Így kerüljük el az e-mailes bakikat
Rajtunk csak annyi múlik, mit adunk írásba, minden más már kívül eshet azon a körön, amelyet befolyásolni tudunk. Lehetünk óvatlanok (tévedésből rossz címzettnek elküldött levelek), lehet a másik fél figyelmetlen és ő küldi véletlenül tovább az üzenetünket, és lehetünk áldozatai egy kevéssé jó szándékú játszmának. Ezért is érdemes két területre – a címzésre és a tartalom stílusára – nagyon figyelnünk.

Véleményvezér

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos 

Különös pénzosztások az idegenforgalmi beruházások körül.
A korrupció rontja a boldogságindexet

A korrupció rontja a boldogságindexet 

Ötvenhatodik helyen a magyarok.
Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért

Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért 

Lombkoronasétány helyett ezúttal nádkoronasétány épült.
Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval

Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval 

A jogállamiság helyreállítása sok pénzt hozna.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo