Kép: SXC

1. Költséget elszámolni kizárólag a cég nevére szóló számla alapján lehet.

Gyakran merül fel cégtulajdonosokban az a kérdés, hogy  a vállalkozás székhelyeként szolgáló ingatlan - amely egyben a tulajdonos(ok) lakóhelye – rezsiköltségei (víz; villany; gáz; szemétszállítás; karbantartás) elszámolhatók-e a cégben.  A gyakorlatban ez azt jelenti,hogy a közműveknél el kell intézni ,hogy a számlázási cím a cég legyen. Ha ennek feltétele a mérőóra átíratása akkor azt is meg kell csinálni.

A felmerülő rezsiköltségek elszámolása a számlák  valamilyen mértékű f elosztása alapján azonban nem lehetséges – hívja fel a figyelmet a Pogácsa és Társa Könyvelő és Tanácsadó Kft. A Kft. szerint egyre ritkább, de még előfordul, hogy  a könyvelésre átadott számla valamelyik tag nevére van kiállítva. Hibás alakisága miatt az ilyen számla sem számolható el. Amennyiben az ilyen számlát kézzel állították ki akkor a számla javítása után( a hibás rész áthúzása és a helyes adatok feltüntetése valamint szignózás ) természetesen elszámolható a számla, ha a további követelményeknek megfelel. Gépi számla kézzel nem javítható!

Számlázó programmal kiállított számlát –ebben az esetben(rossz a vevő neve – sztornózni kell és új számlát kell kiállítani. Költséget elszámolni azonban nem csak számla alapján lehet. A cégnek lehetősége van arra is, hogy természetes személy(ek)től a számára szükséges eszközöket vásároljon. (fordító iroda például szótárakat, bútort; nyomozóiroda távcsövet,írógépet,számítógépet) Ilyenkor a költség elszámolásának alapja a cég és a magánszemély közötti adásvételi szerződés. Mivel a magánszemély nem alanya az áfa törvénynek ezért ő nem állíthat ki áfás számlát.

2. A számla elszámolásakor célszerű ügyelni az elszámolt költség életszerűségére.

Ez vonatkozik az elszámolt beruházásokra is.Minden olyan esetben, amikor tudatában vagyunk annak ,hogy nem vagy csak részben szolgálja a vállokozás érdekeit az elszámolandó számla fel kell tenni magunknak a kérdést: Ha én revizor lennék elhinném ezt a mesét? Ha például a vállalkozás amely minimális árbevételt realizál és alkalmazottja sincs már a 17. irodai bőr forgószéket kívánja elszámolni akkor valószínűleg ezt már nem fogja tolerálni egy revizor. Ugyanez lehet a helyzet, ha a vállalkozás a realizált árbevételhez képest túl sok üzemanyagköltséget számol el. Az előző pontban említett magánszemélyektől történő vásárlásnál figyelembe kell vennünk, hogy a megvásárolt eszközök szerződés szerinti értéke legalább nagyjából feleljen meg a piaci árnak.

Egy a piaci ártól való 20 százalékos eltérésnél több már ok lehet a szigorúbb vizsgálatra. Lehetőség van az u.n. irodai reprezentációs költségek elszámolására. Azonban itt is ügyelni kell a jó ízlés határaira! Másik példa: egy építészmérnöki tevékenységgel foglalkozó vállalkozásnak nem szerencsés vitorlázó dzsekit elszámolnia költségei között. Más a helyzet ugyanezen költséggel egy túraszervezéssel foglalkozó cégnél. Azokat a számlákat amelyek valóban a tevékenységünkhöz szükséges beruházásokat és költségeket tartalmazzák viszont bátran vállaljuk fel! Még akkor is ha esetleg a mögöttes feltételeken ( szerződés megléte; életszerűség kialakítása)  csiszolni kell.

Ha bármely körülmény (például: a számlát alátámasztó szerződés ,teljesítési igazolás, az ellenőrzés során nyilatkoztatott számlát kiállító nyilatkozata;a számla kiállítójának adóbevallásai és közzétett vagy közzé nem tett mérlegei) arra utal ,hogy nem jogszerűen kívánják elszámolni a számlát akkor a revízió azt kiemelheti a költségek közül.