Mi nyaralunk, az üzlet nem!

Pihenni muszáj, még ilyen válságos időkben is, de azért vannak dolgok, amelyeken akkor is rajta kell tartania a szemét egy cég vezetőjének, ha éppen nyaral. Hát még akkor, ha a munkatársak nyaralnak! Szembe kell néznünk azzal, hogy ugyan senki nem pótolhatatlan, de azért nem könnyű megoldani a helyettesítés problémáját. 

 

7 tipp a nyugodt nyaraláshoz
1. Tervezzük meg jó előre a szabadságolási rendet a cégnél! Így összehangolhatjuk, hogy ki mikor hiányzik legkevésbé, és ki kit tud a legmegfelelőbben helyettesíteni.
2. Ne csak a hiányzó emberekre, hanem a távollétükben esetlegesen hiányzó információkra is gondoljunk! Szervezzük meg, hogy információhiány miatt ne legyen fennakadás.
3. Tervezzük meg, milyen módon akarunk (ha akarunk) informálódni a cég dolgairól, kivel (kikkel) és milyen eszközzel tartjuk a kapcsolatot.
4. Tájékozódjunk, hogy a tervezett kapcsolattartásnak milyen költségei vannak, és azokat miként lehet optimalizálni.
5. Tervezzük és szervezzük meg, milyen rendszerességgel akarunk (ha akarunk) informálódni a cég dolgairól. Így, ha ezt letudtuk, jobban ki tudunk kapcsolódni.
6. Mielőtt útnak indulunk, ellenőrizzük, hogy minden szükséges eszköz és kód (például a pénzügyek esetleges intézéséhez) a rendelkezésünkre áll-e, hogy ha kell, intézkedni tudjunk.
7. Ha mindezeket elintéztük, és tényleg nyugodtan akarunk nyaralni, akkor valóban csak végszükség esetén foglalkozzunk a cég ügyeivel. Jó nyaralást!

Az üzlet nem állhat le. De mi van, ha a dolgozók fele az irodától távol sütteti a hasát? Vagy ha „pótolhatatlan" a vezető? Megfelelő munkaszervezéssel nincs semmi gond!

Évente legalább egyszer legalább két hét egybefüggő szabadságra lenne szüksége az embernek munkapszichológusok szerint. Vannak országok, ahol ezt kötelezővé is teszik a munkavállalók számára, nálunk viszont sokak számára szinte megoldhatatlan a kéthetes pihenés - bár hamarosan a törvény kötelez majd erre (lásd keretes írásunkat). Mivel a munkavállaló szabadságának nagyobb részével a munkaadó rendelkezik - csak hét munkanapot köteles kiadni a dolgozó igényeinek megfelelően -, így lehetősége van arra, hogy mérlegeljen a szabadságolás kapcsán. A cég érdeke is, hogy a helyettesítés, a feladatok átvétele előre megszabottan, a felelősségek tisztázásával történjék. Egyetlen vállalkozás sem engedheti meg magának azt, hogy ügyfelet veszítsen, mert a helyettes mindössze annyit tud mondani egy megkeresésre, hogy az illetékes szabadságon van.


Kép:PP archív

Az is fontos, hogy a vezető maga is képes legyen felhasználni a neki járó szabadságot. Bár saját bevallásuk szerint a vezetők mintegy 56 százaléka szívesebben osztja meg a döntések felelősségét, mintsem egyedül hozza meg azokat, a kis-és középvállalkozások (kkv) körében ezt az elméletet nem követi a gyakorlat - mutatja a DEVISE Hungary és az RSM DTM Hungary magyarországi döntéshozók körében készített tavalyi kutatása. A hazai kkv-k jelentős részét egy-egy mindent kézben tartó, pótolhatatlan első ember irányítja. Az egyszemélyi vezető, ha figyelembe is veszi beosztottainak véleményét, ötleteit, a szét nem bontott szervezeti struktúra és a feladatok delegálásának hiánya miatt egyedül viseli a döntés súlyát és felelősségét. Vagyis, ha nincs jelen, a cég működése gyakorlatilag leáll. Ha viszont a helyettesítések rendszere átgondolt, a vezető - ahogyan minden más szakember is - átmeneti időre mentesíthető úgy, hogy nem felejtődik el semmilyen fontos dolog, nem marad el egyetlen határidő sem. A szakmai munka mellett a vezető feladata a cégen belüli területek, különböző szakmai érdekek összehangolása, a kapcsolatok ápolása is. A munkának ez az a része, amelyet nem tud igazán átadni másnak, de ez átmeneti időre felfüggeszthető.

Figyeljünk erre is!
Ha túl kevesen dolgoznak éppen a cégnél, figyeljünk arra, hogy legalább hangposta révén telefonon is elérhető maradjon a cég. Az üzenetet hagyót pedig mindenképpen vissza kell hívni!
Legyen egy „tudástár”, amelyet a cég rendszerén keresztül minden kolléga elérhet, így sürgős esetben tájékozódni lehet adott ügyek állásáról akkor is, ha azok felelőse éppen a szabadságát tölti.
A szabadságok ideje arra is kihasználható, hogy a vezető egy-egy munkavállalót, akiben nagyobb potenciált lát, kipróbálhasson egy másik pozícióban. 
A szabadságok beosztása előtt készítsünk naptárt, amely a cég számára fontos ügyeket tartalmazza az adott időszakban. Így könnyebb beosztani, ki mikor nélkülözhető.

Azzal mindenképpen kalkulálni kell, hogy a helyettesítő kisebb hatékonysággal fog dolgozni, mint a feladatba beleszokott kolléga. Ráadásul a kisebb cégeknél gyakori, hogy egy feladatra csak egy szakemberük van, így fel kell készülni arra, hogy a helyettes csak a legszükségesebb feladatok ellátására lesz képes. Persze a komoly szakmai tudást igénylő, nagy horderejű feladatokat nem akkorra kell időzíteni, amikor kisebb létszámmal dolgozik a cég, de egyes munkaterületeken - például a könyvelésben - vannak olyan, a törvény által megszabott határidők, amelyeket nem tudunk befolyásolni. Itt tehát a szabadságok kiadásánál tisztában kell lenni azzal, hogy mely feladatok maradnának a helyettesre.

Ha a helyettesítés nem fér bele a munkát átvevő munkaidejébe, vagy plusz behívásra van szükség, akkor erre az időszakra túlóradíjat kell fizetni. Ha a pótlásra nincs alkalmas ember a cégnél, lehetőség van külső helyettesítésre is kölcsönzött munkaerővel vagy határozott időre szóló alkalmazással. Már ezen a nyáron egyszerűbb szabályokkal lehet alkalmi munkásokat foglalkoztatni egyszerűsített foglalkoztatás keretében, mivel a munkáltatóknak kevesebb adminisztrációval kell számolniuk.

Véleményvezér

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos

Kísértetszállodát talált Hadházy Ákos 

Különös pénzosztások az idegenforgalmi beruházások körül.
A korrupció rontja a boldogságindexet

A korrupció rontja a boldogságindexet 

Ötvenhatodik helyen a magyarok.
Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért

Hadházy Ákos újabb fél méter magas kilátót talált 217 millió forintért 

Lombkoronasétány helyett ezúttal nádkoronasétány épült.
Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval

Száguldhatna a forint, ha Orbán Viktor kiegyezne az unióval 

A jogállamiság helyreállítása sok pénzt hozna.


Magyar Brands, Superbrands, Bisnode, Zero CO2 logo