„Képzelje el, hogy reggel bemegy a munkahelyére, és ahelyett, hogy lehuppanna a saját íróasztalához, a recepció előtt kialakított kényelmes fotelekben olvassa el az e-mailjeit egy csésze kávé mellett. Ha nagy koncentrációt igénylő feladatot kell végeznie, például két Excel-táblát kell megszerkesztenie, akkor bemegy egy csendes szobába, ahol ezt nyugodtan meg tudja tenni. Ha telefonálnia kell, akkor az erre a célra kialakított irodai szigetre megy, ha pedig egy projektet kell megbeszélnie kollégáival, leülnek egy kreatív tárgyalószigethez. És mi a különös ebben? Hogy elképzelhető, nincs is saját íróasztala, a feladatát mégis teljesen el tudja látni” – mesélt a modern irodák trendjéről a HR Portálnak Sebestyén Diána, a Kinnarps Hungary Kft. üzletfejlesztési menedzsere.
Az iroda olyan, mint az otthonunk
A cég filozófiája szerint az irodák helységeinek az otthonhoz hasonlóan különféle funkciókat kell ellátniuk. A lakásban folyamatosan vándorolva tesszük a dolgunkat: a konyhában főzünk, az ebédlőben eszünk, a hálószobában alszunk. A modern irodák kialakításánál is ezt az elvet követik, és ahelyett, hogy egyéni munkaállomásokat hoznának létre, inkább különféle tereket alkotnak, amelyek több funkció betöltésére alkalmasak.
Sajnos a magyar bérlőket egyelőre a gyomra vezeti az irodaválasztásnál.
Kutatások szerint ugyanis hiába van 200 munkaállomás egy irodában, ennek gyakran 30-40 százaléka kihasználatlan. A kollégák külső helyszínen is tárgyalhatnak, éppen ebédelnek, szabadnaposok, vagy esetleg éppen átültek egy kollégájuk mellé, hogy megbeszéljenek valamit. Felesleges fenntartani 200 íróasztalt, ehelyett elegendő ennek a fele vagy kétharmada, ezeknek a nagy részét viszont az összes kolléga közösen használja. Az átalakítást követően tehát már csak kevesen rendelkeznek majd saját íróasztallal, a felszabaduló helyen pedig olyan helyszíneket lehet létrehozni, amelyek nem csak a munkát segítik, de kellemesebbé teszik az iroda hangulatát is.
Itt olvashat bővebben arról, milyen szempontok alapján érdemes székhelyet választani!
Az irodán belüli vándoroltatással kisebb a fluktuáció
„Erre a munkavégzési koncepcióra történő áttérés – mint minden változás – kezdetben érzékenyen érintheti a kollégákat” –mondta Sebestyén Diána, aki ugyanakkor azt is megjegyezte, hogy miután „beindult” a rendszer, a dolgozók 97 százaléka soha nem akar visszatérni a korábbi szisztémához. Ebben feltehetően az is szerepet játszik, hogy az átalakítást több hónapos tervezés előzi meg, amely során felmérik, hogy milyen munkafolyamatok vannak a cégen belül, kikérik az alkalmazottak véleményét, majd egy mobilalkalmazás segítségével felmérik, milyen különböző funkciót betöltő terekre van szükség és milyen arányban. „Nincs tehát általános recept, minden esetben a cégre szabják az irodai megoldásokat” – hangsúlyozta Sebestyén Diána, aki szerint a vezetők hamar láthatják az eredményeket is. Nyugati statisztikák szerint ugyanis azoknál a cégeknél, ahol elvégezték az átalakítást, 92 százalékkal nőtt a dolgozók elkötelezettsége a vállalat iránt. Négy százalékról 1,8 százalékra csökkent a megbetegedési arány, a papírfelhasználás 60 százalékkal csökkent, a hatékonyság növekedése miatt pedig 14 százalékkal kevesebb túlórapénzt fizettek ki. A kedvező munkakörülmények miatt a HR-osztály feladata is lecsökkent, hiszen kisebb lett a fluktuáció.
Sebestyén Diána szerint a cégek sok pénzt fordítanak csapatépítésre, holott az irodán belüli vándoroltatással jelentősen javítható a belső kommunikáció, kötetlenebbé válik a csoportos munka, hiszen olyan emberek is szóba elegyednek egymással, akik korábban a távolság miatt egyáltalán nem beszéltek.
