Tippek a mesteri munkaszervezéshez

2015. március 10. kedd - 13:30 / Timár Gigi
  •    

Manapság senkinek nincs ideje semmire és folyamatosan éppen „tüzet oltunk”. Pedig ha megfelelő teret biztosítanánk a teendőkhöz, nagyságrendekkel nyugodtabban és hatékonyabban végezhetnénk el őket. Mutatjuk, hogyan!

Manapság mindenki folyamatosan arról panaszkodik, hogy mennyire nincs ideje semmire. A 40 órás munkahét szinte már félállásnak számít – mondja Hamar Domonkos, a David Allen GTD módszerére épülő tréningek magyarországi szervezője. Folyamatosan rohanunk, úgy érezzük, nem érjük utol magunkat és másra sincs időnk, mint azokat a dolgokat kezelni, ahol azonnali tűzoltásra van szükség.

Na, ez minden, csak nem hatékony munkavégzés. Ha elképzeljük, hogy csak 10 százalékkal növeljük a saját hatékonyságunkat, az máris heti négy óra szabadságot jelentene, amit arra fordíthatnánk, amire csak akarunk.

Hatékonynak lenni viszont nem könnyű egy olyan világban, ahol a kutatások szerint napi 300 új tartalommal (kontenttel) bombáznak minket, és 34 gigabájtnyi információ jut el hozzánk és átlagosan napi 56 emailt kapunk. Ez kevésnek tűnik? Nos, nem akkor, ha hangsúlyozzuk, hogy ebben benne van mindenki a cégvezetőtől a nagymamákig.

Az időnk nagy részét leginkább azzal töltjük el, hogy feldolgozzuk ezt a hatalmas mennyiségű információt – vagyis ez is megfelel a mindenre érvényes Pareto-elvnek, más néven 80-20-as szabálynak: az eredmények 80%-át a munkaidőnk 20%-ában teljesítjük.

Tehát sokkal nagyobb eredményeket érhetünk anélkül, hogy véglegesen kikészülnénk, ha jobban gazdálkodunk a saját időnkkel. David Allen a Getting Thins Done (GTD), magyarul „Intézz el mindent” módszer kidolgozója szerint a leghatékonyabbak akkor vagyunk, ha teljesen „jelen tudunk lenni”, tehát teljes figyelmünkkel, energiánkkal egy adott dologra tudunk összpontosítani.

FreeDigitalPhotos.net/jesadaphorn

Ehhez első lépésként arra van szükség, hogy tehermentesítsük az agyunkat egy csomó felesleges dologtól, amit máshol is tárolhatnánk. Az agy nem arra való ugyanis, hogy rábízzuk a feladatok listázását. Ez megterheli, de nem is végzi jól ezt a munkát – hisz sokszor elfelejtünk dolgokat (feladatokat, megbeszéléseket, dátumokat), vagy épp teljesen alkalmatlan pillanatban figyelmeztet minket rájuk (mondjuk nem tudunk éjszaka aludni egy feladattól, amit biztosan nem tudunk akkor megoldani).

Négy jó tanács

Négy jó tanács:

1. Csináljunk tervet! Ha lehet, már előző este készüljünk fel arra, hogy mit akarunk végezni a következő napon. Így nem azzal megy el az első óra, hogy azon tanakodunk, mivel is kezdjük. (Hogy hogyan épül fel a tökéletes to-do-list, ahhoz itt adunk tippeket!)

2. Állítsunk fel fontossági sorrendet! És tartsuk is magunkat ahhoz, hogy a legfontosabb dolgokkal kezdjünk! Ha a fontos dolgokkal haladtunk a nap elején, lesz idő a „beeső kétpercesek” beiktatására.

3. Egyszerre egy dolgot! A fontos feladatokra fontos dedikált időt elkülöníteni. Ha teret és időt adunk magunknak a koncentrációra, hatékonyabban és nyugodtabban végzünk majd a feladattal. Ha lehet, csukjuk magunkra az ajtót, állítsuk be az „elfoglalt” jelzést a chaten, sőt, ha van megosztott naptár a kollégákkal, ott is előre bejelölhetjük elfoglaltságként az erre szánt időt!

4. Legyen rendszer! Jelentősen növeli a hatékonyságot és csökkenti a stresszt, ha a dolgokat nem kell keresgélnünk. Ha egyben vannak a papírok egy projekthez, ha megtaláljuk a rendszerezett mappáinkban az éppen szükséges emailt azzal sokat nyerhetünk.

Allen szerint valójában nem több időre, hanem több térre van szükség a hatékonysághoz, e nélkül ugyanis a megszerzett plusz órákat is telepakolnánk a sok felesleges dologgal. A több tér eléréséhez egy 5 lépcsős rendszert javasol.

1.       Rögzítés

Elsőként arra van szükség, hogy ki tudjuk üríteni a fejünket, vagyis a benne tárolt dolgokat egyszerűen írjuk le! Szedjünk össze mindent, ami a figyelmünkre érdemes, foglalkoztat, a holnapra leadandó jelentéstől a kedvesünk közelgő születésnapjáig.

Ez az úgynevezett elmesöprés, az első lépés ahhoz, hogy el tudjunk kezdeni gondolkodni azon, hogy mit is kell kezdeni az egyes dolgokkal. Ha leírjuk ezeket a dolgokat az segít, hogy ne „szivárogjanak el” a fejünkből, ugyanakkor nem kell állandóan rájuk koncentrálnunk, miközben épp valami mással foglalkoznánk. Könnyebb úgy futni, ha nincs a hátunkon egy nagy hátizsák nem igaz?

2.       Tisztázás

Dolgozzuk fel az első lépésben összegyűjtött tételeket, konkretizáljuk, hogy mit jelentenek és mi a következő lépés, amit tenni kell velük. Aztán döntsük el, hogy nekünk van-e vele teendőnk. Ha nincs, dobjuk ki, vagy tegyük el későbbre, amikor jelentősége lesz (ez egy újabb lista).

Ha van teendő, döntsük el, hogy mi a következő konkrét lépés egy üggyel kapcsolatban. Ha ez kevesebb, mint két percet vesz igénybe, akkor azonnal végezzük is el. Ha ennél több időt igényel, akkor delegáljuk – és vegyük fel a „Várok rá” listánkra, vagy írjuk a „következő lépések” listára, a teendők közé.

A feladatok jelentős része nem egy lépésben lezárható – ezeket projekteknek nevezzük – magyarázza Hamar Domonkos. Ahhoz, hogy ezeken hatékonyan túljussunk, ezeket lépésekre kell bontanunk.

3.       Rendszerezés

Most kell mindennek a helyére kerülnie. A négy fő tevékenységi kategória:

  • projektek
  • naptár (egy adott időpontban elvégzendő dolgok)
  • következő lépések (a lehető leghamarabb elvégzendő dolgok)
  • várok rá

Ezen listákat természetesen mindenkinek személyre kell szabnia ahhoz, hogy valóban segítsék az egyedi napi munkát. Szükség lehet al-listákra, ellenőrző pontokra – ezt mindenkinek a maga gyakorlata dönti el.

Ezt teszik a sikeres emberek péntek délután!
Nem mindegy hogyan zárjuk a munkahetet, amit péntek délután teszünk, ugyanis nagyban kihat arra, milyen lesz a következő hetünk. Bemutatunk tíz dolgot, amit a sikeres vezetők megtesznek, mielőtt megkezdődik a hétvége.

4.       Reflektálás

A listák csak akkor működnek, ha rendszeresen áttekintjük őket és naprakészek. Naponta át kell néznünk őket, és hetente mindenképpen rendet kell tennünk. Fel kell dolgozni minden emailt, naptárbejegyzést, cetlit stb, hogy lehetőségünk legyen valóban kiüríteni a fejünket. Pipáljuk ki az elvégzett feladatokat, tekintsük át a közelgő eseményeket, nézzük át a várok rá listát. Ha ezt az áttekintést megspóroljuk, mindig az utolsó és leghangosabban kiabáló dologgal fogunk foglalkozni – mondja a szakember. A tényleg fontos dolgok akkor kerülhetnek előtérbe, ha pontosan átlátjuk a teendők összességét.

5.       Cselekvés

Oké, jöhet maga munka! Hogy mivel kezdjük, azt mindig a kontextus határozza meg. Vagyis az, hogy mennyi időnk van éppen, mennyi energiánk van és mik a prioritások. Például nem érdemes az ebédi utáni szunyókálás idejére időzíteni egy különösen fontos szerződés átnézését – hisz egyértelműen erőforrás hiányos időszak. Vagy nyilván nem merülünk bele a féléves áttekintő jelentésbe, ha csak negyed óránk van a következő tárgyalásig. Viszont ez épp alkalmas lehet arra, hogy elintézzük az esti asztalfoglalást vagy befizessük a számlákat a neten.

Természetesen mindig vannak ad hoc feladatok a rendszerezéssel azonban elérhetjük, hogy sokkal de sokkal kevesebb lesz belőlük. A listák soha nem fognak elfogyni – a szakember szerint, ha mindent el akarnánk végezni, amit egy jó listán összeszedünk, legalább két teljes hónapot venne igénybe. Ez azonban nem baj, sokkal inkább egy teljes élet jele. A fontos az, hogy magabiztosan döntsünk arról, hogy épp mivel és miért foglalkozunk.

Ezzel a módszerrel azt érhetjük el, hogy a dolgokkal nem akkor kell kezdenünk valamit, amikor már a fejünkre omlanak, hanem a keletkezésük, beérkezésük pillanatában kezeljük őket és átlátjuk a velük kapcsolatos teendőket. Így nyugodtabban, lépésről lépésre, kapkodás nélkül juthatunk át a teendő listán úgy, hogy teljes kapacitással arra a lépésre/feladatra koncentrálhatunk, amiben éppen benne vagyunk. Hisz a többi szép rendben várakozik, amíg sorra kerül.

Feliratkozom a(z) Cégvezetés & irányítás téma cikkértesítőjére. A megjelenő új cikkekről tájékoztatást kérek

Segítünk kiszámolni

EKÁER kalkulátor

kalkulátor

Céges bankszámla

kalkulátor

Pályázatkereső

kalkulátor