A HR munkatársak általában az idejük negyedét az új munkatársak beléptetésével töltik. A Webexpenses, felhő alapú megoldásokat kínáló platform kutatásából az is kiderül, hogy a munkaügyes szakemberek 60 százaléka az eljárás alatti őrült sok papírmunkát érzi a legproblémásabbnak. Íme néhány ok, hogy miért érdemes a hagyományos, manuális felvételi és üdvözlő folyamatokat egyre jobban elfelejteni.
Emberi hiba
Ajánlatok, levelek, szerződéstervezetek jönnek-mennek a folyamat elején. Mind rejthet, és általában rejt is hibalehetőségeket, így plusz köröket futunk vele. Oda-vissza pattognak, többször is, amíg a munkáltató és munkavállaló minden kis apró részletet helyére nem kalapál, mint például a munkába állás időpontja, a fizetés vagy a próbaidő. Ez több szempontból sem hatékony, a vállalat és a munkavállaló is felesleges órákat, napokat tölt és veszít ezzel a pingpong játszmával. A papírmunka, a kézzel vezérelt folyamat így nem költséghatékony, ezért a szakemberek azt javasolják, egyre intenzívebben térjünk át az online, a felhő alapú szolgáltatásokra. (Persze az így egy kaptafára készült munkaszerződések sem feltétlenül üdvösek!)
A probléma még súlyosabb lehet azon vállalatok számára, akik szezonálisan alkalmaznak több munkatársat, hiszen ilyenkor minél több ember, annál több hibalehetőség és idő. Ilyen időszak a karácsony, vagy nálunk a nyári, balatoni munka. Minden plusz fő egy újabb munkaszerződés, újabb megállapodási körök. Egy bejáratott, online séma sok mellékutat levághat, időt és pénzt is spórolhatunk.
Papírmunka-áradat
Sok vállalat egyre elkötelezettebb a papírmentes környezet és munka iránt, és megpróbálja elkerülni a dokumentumok felesleges másolását, mégis még sokan papír alapon küldik, adják át a dokumentumokat a beléptetési folyamat során. Pedig a back office tevékenység automatizálásval, digitális vonalra terelésével időt és pénzt is megtakaríthatunk - virtuális valóság nélkül ugyanis ma már a HR sem az igazi.
Vajon melyik az a dolog, amit a vállalkozások a beléptetéssel kapcsolatban gyakran elfelejtenek, pedig meghatározó lehet a jövőre nézve? Nem készítik fel megfelelően a leendő munkatársat, a szerződéskötés és az első munkanap közötti idő csak üresen ketyeg. Valamennyien átéltük már azt a kellemetlen érzést, mikor az első nap tétován toporgunk. A munkáltatóknál legtöbbször az előzetes felkészülés kimerül abban, hogy előkészítik az asztalt, széket, a laptopot, a telefont. És hajrá! Ettől több kell(ene).
Hiszen a vállalati kultúra, a cég szervezeti rendszere a munkaszerződéssel még nem kúszik az új munkatárs fejébe. De ha például máris egy üdvözlő levéllel indít, automatikusan, a rendszer, amiben minden hasznos, és praktikus információ benne van, máris kellemes lesz az első benyomás. Írjunk a száraz, vállalati tények, szervezeti információk mellé kellemesebb tanácsokat is, hol lehet kávézni, merre találhatóak ebédidőben a jó éttermek, stb. Ezek minden új belépőnek fontosak, és általánosan bárkinek, területtől, munkakörtől függetlenül hasznosak is.
