A kilencvenes évek elejének irodája sok mindenben jobban hasonlított a hatvanas-hetvenes évek irodájához, mint a mostanihoz. Molnárné Westermann Krisztina, a Bene Budapest Kft. értékesítője szerint a kilencvenes évektől a kétezres évek közepéig a nagyméretű íróasztal volt az irodákra jellemző. Íves, „L” alakú munkaállomásokon dolgoztak az emberek azért, hogy a sarkokban elférjen a nagyméretű, komoly mélységet követelő monitor. Ekkor még a szemet komolyan bántó sugárzásúak voltak ezek a perifériák, ezért védőernyőt is adtak hozzájuk a munkáltatók, a bántalom csökkentésére – írta együttműködő partnerünk, a HR-Portál.
A kilencvenes évek végén már megjelentek a lapos monitorok, és ezzel az extra munkaállomás-méretek feleslegessé váltak. Ma már elég, ha az íróasztal 80 centiméter mély, és 160 centi hosszú a kényelmes munkavégzéshez. Mivel egyre inkább laptoppal, sőt egy tablettel és egy klaviatúrával lehet dolgozni, talán még ez a méret is sok.
Összementek a munkahelyek
Nemcsak a munkaállomások lettek kisebbek, hanem maga a munkavégzés helye is. Magyarországra még a gazdasági átrendeződés előtt megérkezett a cellás irodarendszer helyett az egyre népszerűbb open office, amikor már csak a funkcionális terek lettek elkülönítettek. Majd, a válsággal ezek a terek is egyre kisebbé váltak. Ennek oka részben a sok leépítés volt, de a további költségcsökkentések is éppen annyira szerepet játszottak az ez irányú döntésekben. (Pedig nem csak így lehet spórolni az irodai költségeken!) Westermann Krisztina végletes példaként említette azt, amikor az ajánlott 8-10 négyzetméternyi egy főre jutó tér helyett, már csupán 6 négyzetméter/fő területben kellett újratervezni az irodát.
A távmunka feloldja az ellentmondást
Forradalmi változást hozott a részben home-office-szerű munkavégzés is. Olyan munkaköröknél, amelyek csak minimálisan munkahelyhez kötöttek -, mint amilyen például a területi képviselő munkája -, nem tesznek be a munkáltatók annyi íróasztalt, amennyi a munkavállalói létszám. Ez azonban megosztó gyakorlat. Még Westermann Krisztina is – az elbeszélése szerint- szemtanúja volt annak a szituációnak, mikor egy partnerüknél Ausztriában egy több évtizede ott dolgozó értékesítő észlelte, hogy nincs saját asztala. Azt tapasztalta, hogy még ebben a hazaihoz képest sokkal nyugodtabb, kiegyensúlyozottabb légkörű országban is bizonytalanságot keltett az, ha valakinek -, aki ráadásul több éve a cég dolgozója - hirtelen többé nincs saját helye egy irodán belül.
Az „összemenő irodáknak” van még egy lényeges hatása. Az új területre új bútorokat rendelnek a menedzsmentek tagjai, több okból kifolyólag. Egyrészt, a régi bútorok a kisebb helyiségbe már nem illenének bele. Másrészt „ezzel kárpótolják sok cégnél a munkavállalókat”, hiszen a magyar dolgozók úgy építik fel az életüket, hogy az egy adott szervezet földrajzi elhelyezkedéséhez illeszkedjen. A közelben keresnek iskolát-óvodát a gyereknek, és a munkahely közelében szeretnek lakni. Amint bármilyen elmozdulás következik, mi nem reagálunk olyan rugalmasan, ahogy azt például Ausztriában vagy Németországban a munkavállalók teszik, illetve a következő munkahelyen várható zsúfoltság miatt is az új, szebb irodai környezet lesz az a „plusz dolog”, amit a menedzsment nyújtani szeretne a megmaradó dolgozóknak.
A jövőben azonban egyre hangsúlyosabb szerepet kap a munkát végző egyén szerepe, funkciói. Az ő kényelme, egészsége, hatékonysága lesz majd egészen biztosan a legfontosabb jellemzője a 21. század közepétől kezdve az irodáknak.
Ezen kívül, egyre inkább nyilvánvaló, hogy maga a munka is másfajta természetűvé válik ahhoz képest, amit eddig erről képzeltünk. „Az ötletek 80 százaléka, melyek egy-egy vállalat tevékenységének fejlesztéséhez hozzájárulhatnak, a munkatársak, partnerek közötti kommunikáció során keletkezik, ezért minden, kommunikációs folyamatot támogató iroda-berendezési módszer fontossá vált, és még inkább azzá válik”- állítja a szakember. Egyre több helyen kerül az iroda középpontjába az étkezések helyszíne, illetve olyan területeket alakítanak ki, ahol a dolgozók egymással kommunikálva oszthatják meg a gondolataikat.
Az irodabútorok maguk is nagy változáson mentek keresztül. Már nemcsak íróasztal, szék és szekrény jelenti egy-egy munkahelyiség berendezését, hanem a színes megoldások, a kis kuckók, tudásmegosztó „terecskék” is fontos tartozékai lettek a modern irodának. „Azért kell egyre színesebbnek, és bensőségesebbnek lenniük ezeknek a munkahelyeknek, mivel ma már 9-10 órát dolgozunk, és egy hagyományos, szürke „szék-asztal-szekrény” kombinációban nem tudnánk ilyen hosszú időt hatékonyan, és kellemes közérzettel eltölteni”- állítja Westermann Krisztina.
Ma már a reprezentativitáson túl három pilléren nyugszik a trendkövető irodabútor-gyártás. Nyilván elsősorban költséghatékonynak kell lennie az irodák berendezésének. Ezen kívül olyan környezetet kell teremteni az irodákban, amelyben hatékonyan és motiváltan dolgozhatnak a munkavállalók. Harmadsorban pedig az ügyfelek szemében, illetve a cégről kialakított képnek megfelelő módon növelnie kell a vállalkozás imidzsét.
