Nagytakarításra bizony a cégben is szükség van időnként – és nem a polcok leporolására gondolunk. A tavasz ideális időszak arra, hogy először felülvizsgáljuk az idei stratégiát, elvessük, ami nem működik és jobban koncentráljunk arra, amire érdemes. Sajnos sok vállalkozás vezető túlságosan elfoglaltnak érzi magát ahhoz, hogy időt szánjon erre az újragondolásra, pedig valójában jelentősen növelheti a hatékonyságot és az üzleti sikert.
Az első tavaszi napsugarakkal visszatér az életkedvünk, itt az ideje tehát egyet hátra lépni, feltűrni a ruhánk ujját és átnézni, hogy is állunk.
Ki a felesleges költségekkel!
Nézzük át alaposan a költségvetést és azonosítsuk a felesleges kiadásokat, valamint azokat a tevékenységeket, amelyek a legkevesebb bevételt hozzák. Hiszi vagy nem, a legtöbb cég esetében némi odafigyeléssel jelentős összegeket is meg lehet takarítani olyan apróságokon, mint hogy lemondjuk a fax vonalat, ha már két éve egyetlen darabot sem kaptunk (vagy átállunk a digitális változatra), vagy körültekintőbb banki ügyintésére állunk át. Jó esetben akár ritkábban kell foglalkozunk például az átutalásokkal és a díj is csökkenhet, ha összevonjuk, amit lehet. (Itt talál további konkrét tippeket.)
Ha igazán „hard core” takarítást akarunk, akár azt is megtehetjük, hogy az értékesítési tevékenységünkben is kidobáljuk, ami csak viszi az időt. A szakértők szerint itt is érvényes a 80-20-as szabály – vagyis a tevékenységek 20 százaléka hozza a bevétel 80 százalékát. Nos, ennek alapján legalábbis a legrosszabbul teljesítő 10 százaléktól megpróbálhatnánk megválni… Persze tudjuk, hogy valójában nem ilyen egyszerű a dolog, de legalább elgondolkodni érdemes, hogy mire is fordítjuk az energiáinkat.
Takarítsuk ki az ügyféllistát!
Mikor állt neki utoljára annak, hogy úgy istenigazában átnézze az ügyfél és partnerlistákat, ellenőrizze, hogy ki az, aki már nem ott dolgozik, ahol korábban, akiről régóta nincs adatunk, akinek az e-mail címe már egy ideje hibát jelez? Ha elég mélyre ásunk, bőven találunk majd olyan partnert, aki esetleg már évekkel ezelőtt nyugdíjba ment, vagy éppen elhagyta az országot.
Lehet, hogy sokkal kevesebb ügyféllel kéne foglalkoznunk és mégis sokkal eredményesebbé válhatnánk? Minél többet tudunk az ügyfeleinkről, annál eredményesebben fogunk kommunikálni velük. Ahhoz viszont, hogy használatba tudjuk venni a legmodernebb adatelemzési eszközöket, az első lépés egy alapos takarítás!
Elő a bozótvágót az e-mail rengetegben!
Már előre retteg, amikor ki kell nyitni az e-mail fiókját, hány száz üzenet ömlik majd ki belőle? Nem csoda. Ráadásul egyre nehezebb megtalálni az igazán fontos üzeneteket a sokféle szemét között. A vezetők egy része éjjel vagy hétvégén foglalkozik azzal, hogy tízesével törölje a felesleges leveleket. Vagy nem tesz semmit, csak ijedezve konstatálja, hogy már megint betelt a rendelkezésére álló tárhely… Itt az ideje a takarításnak! Segítsünk az automata rendszernek, jelöljük spam-nek, ami az! Így a továbbiakban már nem látjuk majd a bejövő üzenetek mappában. Iratkozzunk le azokról a hírlevelekről, amelyeket meg se nyitottunk már hónapok óta! Ha eddig nem tettük meg, különítsük el a magán levelezésünket a cégestől – sokkal egyszerűbb lesz áttekinteni a dolgokat. Hozzunk létre külön mappákat az elintézendő dolgoknak, azoknak a leveleknek, amit archiválni szeretnénk – és minden másnak, ami a saját rendszerezésünket segíti. Végül pedig, hogy fenntartsuk a rendet, minden nap, a nap végén szánjunk rá 10 percet, hogy áttekintsük a beérkezett leveleket és töröljük a felesleget.
A felhő az új iratszekrény!
Be van tervezve a költségvetésbe, hogy újabb iratszekrényeket kell vásárolni, vagy újabb helyiséget kell bérelni ahhoz, hogy legyen helye mindannak, ami most teljes összevisszaságban tornyosul? Felejtse el az újabb szekrényeket, irány a felhő! Nem csak jelentős összegeket spórolhat meg – akár még kisebb iroda is elég lehet – de sokkal könnyebb lesz megtalálni mindent.
Készítsük fel a csapatot!
Itt az ideje, hogy felpezsdítsük kissé a csapatot is! Ha egy nagyobb csapatépítés nem is fér bele – vagy jobbnak tartjuk erre a nyári szezont – akkor is érdemes legalább egy olyan meetinget szervezni, ahol áttekintjük, hova jutottunk eddig ebben az évben és mi vár még ránk. A megbeszélésre pumpáljuk fel a saját energiaszintünket és legyünk minél pozitívabbak. A funkciója tulajdonképpen annyi, mintha jól megráznánk a kollégákat egy nagy Ébresztő! kiáltás kíséretében. Csak éppen ezt jobban fogják szeretni.
